Protokoll

 Protokoll der FSK-Sitzung vom 25. Oktober 2011 

Protokoll: Matthias Mayr

Beginn: 17:30 Uhr\\
Ende: 20:00 Uhr

Anwesende:
  * Jan (Bau)
  * Andre (WiWi)
  * Julian (InWi)
  * Hr. Wettling (Studienbüro)
  * Hr. Kurth (Stellvertretende Leitung Studium und Lehre)
  * Matthias Mayr (ETEC)
  * Stefan (Chemie/Bio)
  * Bölz (UStA)
  * Alexa (FSMI)
  * Carlo (Wiwi)
  * Philipp (Mach/Ciw)
  * Jonas (Geo)
  * Erik (Inwi)

 TOP 1: Berichte 
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 UStA 

  * Das KIT Weiterentwicklungsgesetz wurde veröffentlicht (siehe Mail vom 25.10. von Bölz)
    * Das KIT bekommt das Recht zur Berufung
    * Es bekommt die Arbeitgebereigenschaft
    * Chancengleichheit wird neu gereregelt - das KIT darf sich eine eigene Satzung geben (Landes- und Bundesbestimmungen gelten dann nicht mehr)
      * dabei geht es nur um Frauen
    * es gibt noch einige kleine Häppchen für Gruppen
      * für Studenten: wenn Hr. Hippler in Rente ist, wird es einen Vizepräsidenten für Lehre geben. Die Mehrheit der Studentischen Mitglieder im Senat müssen diesen absegnen.
      * der Personalrat hat Vorschlagsrecht für ein Mitglied im Aufsichtsrat (eine Person des öffentlichen Lebens). Wenn die Findungskommission Nein sagt, dürfen sie wieder jemand vorschlagen, usw.
      * Konvent von akademischen und wissenschaftlichen Mitarbeitern mit eigener Vertretungsstruktur (hat nichts wirklich zu sagen - gibt es aber) [Quasi ein Personalrat für die Wissenschaftler]
        * der Personalrat verträgt sich nicht so gut mit den Zeitverträgen
    * keine Zivilklausel
    * keine wirklichen Änderungen bei den bestehenden Strukturen
    * es wurden auch einige Finanzsachen neu geregelt
    * bei Investitionen muss gezeigt werden, dass sie sich tragen
    * zum 01.01.2013 kommt die Arbeitgebereigenschaft
    * bis zum 01.01.2015 wird die Bezahlung über das LBV laufen. Danach muss das KIT das selbst regeln und sich mit dem Land über das Geld für Personal schlagen.


Fazit UStA:\\
Man wollte ja die inneren demokratischen Strukturen stärken - davon kann man nur mit viel gutem Willen was sehen. Es ist eher eine Stärkung für das Präsidium.

  * UStA-Umfrage ist da! Um einen größeren Kreis zu erreichen, werden die FSen gebeten die Umfrage bei sich auszulegen und in einzelnen gut besuchte Vorlesungen auszuteilen.
    * die Umfrage wird von Bölz rumgeschickt
    * die Fragen können dann im UStA abgegeben werden
  * die Teutoniaburschenschaft hat UStA-Plakate auf dem Campus überklebt
    * wenn jemand entsprechendes sieht, kann er sich beim UStA melden.
 Wiwi 
  * In einem AK-Cafe wurden die Referate der Fachschaft vorgestellt. Dies ist bei den Ersties gut angekommen
    * andere Fachschaften machen so etwas ähnliches (z.B. SAT bei Mathe/Info)

 Mach/CIW 
  * Im Fakultätsrat gab es Beschwerden wegen Betrunkenen während der O-Phasen
  * Sie schlagen 06.12. für Tour des FSK
  * Sie haben sich mit Vertretern des Mint-Kolleg getroffen. Dabei kam heraus, dass das Ministerium die Regelstudienzeitverlängerung doch nicht für alle, sondern nur für die Mint-Kolleg Besucher haben will.
    * Es gab nur 80 Bewerber für die 200 Mint-Kolleg Plätze
    * Man kann sich aber noch anmelden.
 BauIng 
  * Es wird gefragt, welche Konsequenzen es bei schlechten Evaluationen gibt.
    * Bei den meisten Fachschaften gibt es Besprechung innerhalb der Studienkommission und innerhalb der Fakultät.
  * In der Polymerchemie wird aufgrund der guten Eval-Ergebnisse zwei Jahre lang nicht evaluiert.
  * Sie überlegen sich in Zusammenarbeit mit einer Kanzlei ein Seminar zur Absetzbarkeit von Studienkosten durchzuführen. Sie würde das gerne machen, wenn jemand mitmacht.
    * sie sollen sich über die Seriösität informieren und dann eine Mail schicken
  * Sie machen eine Station auf der FSK, aber nicht die Endstation
    * Sie präferieren 1. Dezemberwoche für die Tour de FSK

 Geo 
  * Die Vergabe der Deutschlandstipendien findet zu 100% durch die Bewertung der Note statt.
    * Die Stipendien werden nur an Viertsemester vergeben.
  * Bei den Angewandten Geowissenschaften gibt es Platzprobleme
    * Es wird überlegt, ob man einen Freischuss bei Klausuren (der unteren Semester) einrichtet.
  * Es gibt einen Dozenten, der keine Klausuransicht anbietet und die Ergebnisse nicht veröffentlicht.

 Inwis 
  * Es gibt Vorlesungen, die gestreamt werden. Dabei kann man in einem vom Übungsleiter moderierten Chat Fragen stellen und die besten Fragen werden an die Professorin gestellt. Das Streaming findet live in anderen Hörsäle und noch nicht nach Hause statt.

 Bio/Chemie 
Bio:\\
  * Bei den Deutschlandstipendienbewerbungen wurden vorsortiert
    * es gab Beschwerden der studentischen Vertreter, aber es wurde dann doch abgesegnet
  * die FS-Beschlüsse der letzten 30 Jahre werden aufgearbeitet und übersichtlich strukturiert


 TOP 2: Vertreter vom Studienbüro 
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Herr Kurth (Stellvertretende Leitung Studium und Lehre) und Herr Wettling (neuer Leiter des Studienbüros) sind als Gäste in der FSK.\\
Herr Wettling ist seit Juli Leiter des Studienbüros und seit dem 1.10. voll dabei. Die laufende Bewerbungsphase konnte er deswegen nur beobachten.
 Vergabe dieses Jahr 
 Fehler in den Ranglisten 
Bei Archi und Bio war die Vergabe fehlerhaft. Es sind bei den Ranglisten Probleme aufgetreten und die Studenten wurden falsch sortiert. Das Problem war, dass in der Datenbank ein zusätzlicher Flag eingeführt (Zusatzleistungen) eingeführt wurde, den der Softwarehersteller vergessen hat.\\
Ein Teil der Bewerber hat nun eine Zulassung bekommen, obwohl sie keine bekommen sollten. Allerdings wurden die Bewerber, die wegen dem Fehler keine Zulassung bekommen haben, später doch noch genommen.\\
Ein Effekt der sich durch die falschen Listen ergab, waren die falschen Einladungen zum BestBewerbertag der Maschinenbauer. Die Daten für die Einladungen wurde aus der falsch gerankten Datenbank entnommen, die Zulassungen später aber richtig verschickt. D.h. ein Teil der Leute wurde zum Tag eingeladen und hat aber keine Zulassung bekommen.

 Einschreibefrist der Masterstudenten 
Julian Bruns merkt an, dass bei seiner Masterbewerbung der Zulassungbescheid erst eine Wochen nach Anfang der Immatrikulationsfrist mit der Post kam.\\
Das Problem seitens des Studienbüros ist die hohe Arbeitsbelastung, wodurch manche Bescheide auch 2-3 Tage nach Anlauf der Frist erst abgeschickt werden konnten.\\
Es wurde der Vorschlag geäußert die Einscheibefrist an das Versanddatum zu koppeln. -> Man erkundigt sich, ob das möglich ist.
Matze (FS-Etec) meint, dass eine Woche für die Einschreibung ein sehr kurzer Zeitraum ist, wenn man z.B. im Urlaub oder nicht jeden Tag zuhause ist.
Eine Idee, dem Problem entgegen zu wirken, wäre die Immatrikulationsfristen zu veröffentlichen. Das Problem seitens des Studienbüros hierbei ist, dass diese Fristen nicht lange zuvor feststehen und sich auch immer mal wieder ändern können. Man hat dieses Jahr versucht das ganze zu vereinfachen, indem man an die Zulassungen eine Vollmacht angehängt hat. 
 Kommunikation während des Bewerbungsprozesses 
Es wird festgestellt, dass die Kommunikation zwischen Studienbüro und Bewerbern nicht optimal ist. 
Um dem entgegenzuwirken wurde dieses Jahr der Online Bewerbermonitor eingeführt, auf dem jeder Bewerber sehen kann inwiefern seine Bewerbung vollständig ist.
Eine Idee des Studienbüros ist es, für jeden Studiengang eine freiwillige Mailingliste einzuführen, über die die Bewerber über den aktuellen Stand informiert werden. (z.B. Zulassungen wurden verschickt, Immatrikulationsfrist ist ... ) Der Vorschlag findet in der FSK breiten Anklang. Zumal der Bewerbungsmonitor 2012 wegen technischer Umbauarbeiten nicht zur Verfügung stehen kann.
Mathe/Info merkt an, dass es gut wären, wenn auch die Dekane Zugriff bekommen.
 Bewerberhotline 
Es gab dieses Jahr zum ersten Mal eine Bewerberhotline, die vom 12. Juli bis zum 14. Oktober zur Verfügung stand.\\
In dieser Zeit haben 20.000 Anrufe das Studienbüro erreicht, davon konnten ca. 7000 bearbeitet werden. Es wurden 3-4 Mitarbeiter des Studienbüros zur Beantwortung eingesetzt, allerdings müssten sie, falls alle Anrufe beantwortet werden sollen in Spitzenzeiten (600 Anrufe/Tag) bis zu 3h/Tag telefonieren, was bei der dünnen Personaldecke nicht möglich ist. Die Bedienung der Hotline lief bis Mitte August relativ gut, dann war jedoch der Arbeitsrückstau so hoch, dass nur noch wenig Anfragen beantwortet werden konnten.
60% der Anrufe wurde von Eltern getätigt. Die Hotline hat in der derzeitigen Form 10.000€ gekostet.\\
Ein Problem ist, dass zum Teil auch Hiwis zur Beantwortung eingesetzt werden, die Daten der Bewerber sehen (aber nicht ändern) können. Die meisten Fragen ließen sich im Prinzip relativ einfach lösen (Bsp.: ist meine Bewerbung schon da). Es werden einige Vorschläge gemacht, wie das eingeschränkt werden kann. Ein FAQ exisitiert schon - man hofft, dass es mit den Mailinglisten besser wird.\\
Der Zukunft der Bewerberhotline hängt vor allem an der Finanzierung, welche noch nicht entschieden ist.
 unzulässige Studienkombinationen 
Es wurden bei Chemieingenieurwesen unzulässige Studienkombinationen zum Studium zugelassen. Das Problem wurde von Seiten des Studienbüros mehrmals angesprochen. Von oben wurde aber beschlossen, dass diese doch zugelassen werde sollen.
 O-Phasen Einladungen 
Von Seiten Mathe/Infos wurde gefragt, warum bei manchen Zulassungen keine oder nur einseitige O-Phasen Einladungen beigelegen haben.\\
Das Problem für das Studienbüro ist, dass die Kouvertiermaschine nur 3 Seiten in einen Brief packen kann. Zwei davon sind immer fest. Die dritte kann z.B. eine O-Phasen Einladung sein. Bei den Hauptanträgen ist das Einpacken der Einladung noch einigermaßen möglich. Bei den Hilfsanträgen ist es aber schwierig allen Zulassungen die richtigen Einladungen zuzuordnen.\\
Der Wunsch des Studienbüros ist es auf Papiereinladungen zu verzichten und eine zentrale Seite für alle O-Phasen zu schalten (z.B. ophase.kit.edu). Alternativ wäre es aber auch möglich *eine* Einladung für alle O-Phasen zu erstellen.\\
Der Modus der Fakultät Etec, die Zulassungen selbst einzupacken und damit in der Gestaltung freier zu sein verursacht im Studienbüro Mehrarbeit.\\
 KITCard 
Einige immatrikulierte Studenten haben keine KITCard erhalten. Das liegt daran, dass die Produktion der Karten relativ lange dauert (unter idealen Bedingungen 14 Tage).\\
Der Ablauf ist folgender: Gebühreneingang -> Umbuchung (2 Tage) -> Studienbüro -> Datenübertragung (2 Tage) -> Immatrikulation -> Karte produzieren -> Post (was schonmal 14 Tage in Anspruch nehmen kann).\\
Die KITCards für ausländische Studierende werden nun für das AAA hergestellt und können von den ausl. Studenten dann dort abgeholt werden. Bei Überweisungen aus dem Ausland (z.B. China) soll es öfters vorgekommen sein, dass die chin. Banken die Transaktionskosten einfach vom Betrag abgezogen haben und daraufhin kam zu wenig an -> keine Immatrikulation.
 Einschrieberzahlen 
Wenn eine FS die Einschreiberzahle wissen will, kann sie diese bei Herrn Wettling erfahren (Tel.: +49 721 608-42075).
 
 Personalsituation 
Das Studienbüro besteht momentan aus 15 Mitarbeiten und Herrn Wettling als Leiter. Diese verwalten zur Zeit 22.000 Studenten und haben eine immens. Das dabei nicht immer alles sofort möglich ist und es zu Wartezeiten kommt, bittet man zu entschuldigen.  
 Schließzeiten des Studienbüros 
Es wird angemerkt, dass die einwöchige Schließung des Studienbüros vorher nicht gut kommuniziert wurde und viele Diplomer deswegen Probleme bei der Prüfungsanmeldung hatte.\\
Seitens des Studienbüros wird das nächstes Mal besser, z.B. über den FSK-Verteiler (fsk@usta.de) oder den allgemeinen Studentenverteiler an die Studenten getragen werden.

 TOP 3: Tour de FSK 
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  * Es wird vorgeschlagen und beschlossen den 06.12. zu nehmen
  * die Fachschaften sollen bei der Beteiligung selbst verantwortungsvolle Grenzen setzen


 TOP 4: Sonstiges 
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  * nächste Woche Mittwoch: Präsidium im Gespräch im Z10 mit Hippler.
  * Es gab eine E-Mail vom ISAS wegen zu belegender Vorlesungen, die über den allgemeinen Studentenverteiler geschickt wurde
    * Die FSK stellt fest, dass es nicht sein kann, dass einzelne Institute ihre Vorlesungen an alle Studenten schicken.
    * Bölz hat den Versender angeschrieben, aber keine Antwort erhalten.

fsk_25102011.txt