Protokoll der 31. Sitzung des Vorstands vom 07. August 2026

Anwesend: Franka Fockel, Felix Häusler, Adrian Mulas, Jan Weiß, Hannah Studinsky, Paula Finke

Der Vorstand der Verfassten Studierendenschaft am KIT besteht derzeit aus den folgenden Personen. Personen, die nicht als „anwesend“ geführt werden, waren in der protokollierten Sitzung abwesend:

Franka Fockel, Felix Häusler, Adrian Mulas, Jan Weiß, Oliver Stegemann, Markus Magarin, Jakob Ostermann, Cara Herzog, Nina Schüssler, Hannah Studinsky, Moritz Pfafferott, Sascha Gruber, Alisa Eisele, Maren Zimmermann, Mary Shopitan, Elisé Wamen, Paula Finke, Ruben Dittmann, Damian Spinola, Lennart Dörnemann, David Quenzer, Tom Schindelhauer

Gäste (Zustimmung zur Veröffentlichung der Namen abgegeben, sonst ggf. anonymisiert): Mina (Admin)

Sitzungsleitung von: Hannah

Protokoll von: Franka

Beginn: 13:15 Uhr

Veröffentlicht am: 01.10.2026

Kleine Runde durch alle Anwesenden, wie es gerade so läuft.

Du übergibst die TOPs immer an die verantwortliche Person und moderierst die Diskussionen. Wir führen eine Redeliste bei Diskussionen. Erstredner werden bevorzugt. Es soll auf ein ausgeglichenes Geschlechterverhältnis geachtet werden. Achte auf unsere Handzeichen und Umgangsregeln - der Vorsitz unterstütz dich dabei. Du bist super! Du schaffst das! Beginne mit diesen Hinweisen:

• Hinweis zu den Protokollen, die wir am Ende freigeben wollen. Lest euch die Protokolle gerne im Verlauf der Sitzung durch.
• Gibt es eine Person, die jetzt schon offene Mails für den Post-TOP am Ende zusammen sammelt?
• Gibt es Gäste oder TOPs, die vorgezogen werden wollen?

https://wiki.asta-kit.de/asta:protokolle:einladung
Hier findet man, wie einladungen geschrieben werden, und an wen.
Außerdem findet sich eine einfache detailierte Anleitung zum Protokolle veröffetlichen.

• Neue Thekenmenschen
• Franka ist wieder da, Felix ist ab nächster Woche weg
• Sitzungstermine per Umlaufbeschluss beschlossen

Sascha

Notunterkünfte: Autos 100€ Hygieneartikel 100€ Reparaturen und Ausbauten 100€ Rauchmelder 50€ Puffer 50€

Abstimmung: Der Vorstand gibt 400 € für die Notunterkünfte aus dem allgemeinen Haushalt frei.
Ergebnis: 5/0/0 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Beauftragten für den Haushalt freigegeben werden.

Vorsitz

Vorschlag: Mina Zschenderlein als Admin.

Mina kennt schon einige Admins. Dann war sie plötzlich jede Woche hier. Dann mehr als jede Woche und jetzt ist sie hier. Meine Lieblings-Linux-Distro ist Nix OS.

Abstimmung: Der Vorstand wählt Mina Zschenderlein in den erweiterten Vorstand.
Ergebnis: 5/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Mina nimmt die Wahl an.

Sascha

Es soll Notunterkünfte geben, offiziell: 12.10. - 20.11. Thema Kautionen und Schlüssel wird noch besprochen. Wenn man in der Zeit in den Westflügel möchte, soll man das Sozialreferat kontaktieren. Im Westflügel werden für die Zeit Rauchmelder installiert.

Vorsitz

Hintergrund: Der Wahlausschuss kriegt nach AE-R erst nach Feststellung der gewissenhaften Wahl die zweite Hälfte der beantragten AE ausgezahlt.

Unsere Frage: Wurden alle Aufgaben erledigt? Wurden alle Aufgaben gewissenhaft erledigt?

Nach Einschätzung der AStis wurden alle Aufgaben abgeschlossen. Der Vorstand lobt die Kommunikation des Wahlausschusses.

Die Wahlordnung sollte zur Entlastung des Wahlausschusses angepasst werden, insbesondere zur Organisation der Wahlhelfer. Treffen in Sept/Okt angedacht.

Abstimmung: Der Vorstand stellt im Sinne der Aufwandsentschädigungsrichtlinie der Verfassten Studierendenschaft am KIT die gewissenhafte Durchführung der VS-Wahlen 2026 durch den diesjährigen Wahlauschuss fest.
Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung) Arbeitsauftrag: Wird an Finanzer kommuniziert hinsichtlich Auszahlung.

Jan

Der BfH empfiehlt dem Vorstand, sich bald mit der Suche und Buchung von Räumlichkeiten auseinanderzusetzen. Vielleicht sollte man sich auch über das Konzept Weihnachtsfeier Gedanken machen, insbesondere Personenkreis und Verpflegungskonzept.

Hoher Gesamtaufwand, wenn sich nur wenig Menschen aus dem AStA einbringen.

Weihnachtsfeier mit Mitarbeitenden ohne Fachschaften/weitere Gremien wesentlich einfacher und vllt. auch angenehmer. Im letzten Jahr waren auch sehr wenig AStis da.

Jan/Feb ist Haushaltsplanung, daher Winterfest keine wirkliche Option.

Arbeitsauftrag: In der FSK kommunizieren, dass dieses Jahr wahrscheinlich eine interne ASta + Mitarbeiter, sollte es hier großen Widerstand geben, muss sich ein gemeinsames Planungskomittee aus AStA und sonstiger VS finden. Paula reserviert AKK, vermutlich 10.Dezember.

Jan

Unser BfH hat bereits eine Liste mit Aufgaben für die Praktikant:innen vorbereitet. Ein Pre- und Onboarding ist bereits in Vorbereitung. Hier sind ein paar Ideen, über die sich der Vorstand Gedanken machen und entscheiden sollte, wie wir das Praktikum für die Praktikant:innen gestalten wollen.

• z. B. grundlegende Überarbeitung aller Formulare (Entwürfe liegen bereits vor → Datenschutz und redaktionelle Änderungen + Verbesserungen), Verträge digitalisieren, Lieferantenliste in Passwort-Manager übertragen und neue Passwörter vergeben und Liste der Kundenkarten erstellen, Kundendaten abändern → Onboarding abgeschlossen ca. Mitte November 2026 → werden „nur“ 2 Monate in 2026 da sein (Nov. + Dez.) → wichtig ist dann das Desk Booking
  • Vorsitz entwickelt mit zukünftigem Vorsitz, Admins, Digitalisierungsassistenz und BfH konkretes Beschäftigungsprogramm aus, auch Onboarding-Termin im Oktober planen zum Austausch zu Fallstudien

• Ideen für Fallstudien sollten bis November an HS Kehl (Ansprechpartner bekannt) gemeldet werden → z. B. Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie, Landkarte der digitalen Transformation, Digitaler Rechnungsworkflow, Einführung E-Akte, Darstellung von Digitalisierungsprozessen, Prozessmanagement, Change-Management-Strategien → Beschluss Vorstand
  • Themen werden mit Praktikanten und s. o. im Oktober abgesprochen und gemeldet

• Entscheidung spätestens im November, ob wir nächstes Jahr wieder Ausbildungspartner werden wollen, ansonsten läuft das quasi durch und es werden sich wieder zahlreiche Menschen bei uns bewerben, weil die Plätze für Praxisphasen sehr begehrt sind → Beschlussfassung im Vorstand
  • Bewerbungsportal erstmal öffnen, finale Entscheidung dann während Bewerbungsphase im Februar

Arbeitsauftrag: Kommunikation der Zwischenergebnisse.

Jan, Adrian

Die externe Prüfung des HHJ 21/22 ist nun endlich vollzogen, der Prüfer hat seinen Bericht eingereicht. Wie immer, bei allen Corona-Jahren, fehlen Unterschriften und Belege. Es wird wieder das zum Kalenderjahr versetzte Haushaltsjahr moniert. Immerhin wird lobend erwähnt, dass in diesem Jahr zum ersten Mal der Rücklagenabbau erfolgreich ist, wenn auch nicht vollständig. Entsprechend müssen wir auch eine Stellungnahme zum Prüfbericht beschließen, die dann mit dem Bericht an die KIT Rechtsabteilung geht. Das Finanzreferat hat das ganze bereits vorbereitet.

Adrian stellt Stellungsnahme vor.

Abstimmung: Der Vorstand beschließt die vorliegende Stellungnahme zum Prüfbericht des externen Prüfers für das Haushaltsjahr 2021/2022 der Verfassten Studierendenschaft am KIT.
Ergebnis: 6/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Offene Mails/Post:

• Leere Kartons in InformatiKOM 2 –> gemeinsam nach Sitzung
• Möglichkeit zur Stellungnahme Entwurf Änderungsfassung VwV QSM studentisches Vorschlagsrecht → Deligiert an zentrale QP-Komission

Mails wurden verteilt, Post wurde bearbeitet.

Übersicht zu Bündnissen, in den der AStA mitarbeitet
Bitte ergänzen: Bündnisse

Reperatur Eule → Paula bringt zu Reperatur

Semesterstart.io → Mails an Fachschaften von shady Informationen. Vorschlag: Warnhinweis am Anfang des Semesters.

Hier (in der verlinkten Tabelle) werden Themen festgehalten, die vom Pressereferat beworben werden sollen.

Ihr dürft auch auserhalb der Sitzung immer gern alles eintragen.

https://wiki.asta-kit.de/asta:referate:presse:themenvorschlaege_fuer_soc...

Die Sitzung endet um: 14:25