Protokoll der 2. Sitzung des Finanzausschusses vom 11. Juni 2025

Abwesend: Kevin Löhlein (Vorsitzender), Alexander Hallitschke, Lenya Kröger

Gäste (ggf. anonymisiert): Adrian Mulas (Finanzreferent), Herbert Ehrenberger

Protokoll von: Adrian

Beginn: 15:16 Uhr Ende: 16:50 Uhr

Veröffentlicht am: 12.06.2025

• TOP 1 – Begrüßung
• TOP 2 – Genehmigung der Tagesordnung
• TOP 3 – Gespräch mit dem BfH
• TOP 4 – Besprechung des weiteren Vorgehens
• TOP 5 – Sonstiges
• TOP 6 – Bericht in StuPa und FSK

Luca begrüßt die Anwesenden.

Es gibt keine Einwände zur Tagesordnung. Sie wird per Akklamation angenommen.

Herbert hat um die Sitzung gebeten, weil ihm wichtig ist, dass der Finanzausschuss seinen Aufgaben nachkommt. Zuletzt war der Finanzausschuss nicht so aktiv. Er möchte den Finanzausschuss auch informieren, welche Themen aktuell im Finanzbereich bearbeitet werden.

Erledigte Aufgaben:

• Der Haushalt wurde aufgestellt und ist seit 1. April in Kraft.
• Am 30. April wurde eine Inventur durchgeführt. Diese soll regelmäßig durchgeführt werden. Es soll eine Inventarisierungsrichtlinie erstellt werden. 2 Gegenstände fehlten, einer konnte aufgetrieben werden. Der zweite Gegenstand ist verloren gegangen.
• Herbert hat aus den externen Prüfungsberichten Schlussfolgerungen gezogen und Vorsitz und Finanzen vorgelegt.
• Permanente Aufgaben:
  • Buchungsrückstände werden aufgearbeitet (ca. 1000 Buchungen im Jahr)
  • laufende Budgetüberwachung ist schwierig, weil die Bank die Zugänge noch immer nicht erteilt hat. Es wird daher erst bei Vorliegen der Kontoauszüge gebucht.
• aktuelle Projekte:
  • Ein Beschaffungs- und Abrechnungsleitfaden wurde entworfen. Es gab dazu noch Anmerkungen.
  • Eine Übertragungsrichtlinie wurde entworfen. (Soll im Vorstand besprochen werden.)
  • Die Reisekostenrichtlinie wurde wegen eines Widerspruchs zum Gesetz angepasst. (Wurde beschlossen, die Richtlinie wurde noch nicht angepasst.)
  • Eine Inventarisierungsrichtlinie ist im frühen Stadium der Erarbeitung.
  • Die Grenze für Vergleichsangebote wurde in der Finanzordnung erhöht. (Die Satzung wird demnächst bekanntgemacht.)
  • Eine Antikorruptionsrichtlinie soll erstellt werden.
  • Die Prüfungen durch externen Prüfer sind weiterhin Thema. (Demnächst gibt es dazu einen Termin mit dem externen Prüfer Herrn Fringer.)
  • Eventuell kommt eine Hüttenrichtlinie.
  • Für den Empfang von E-Rechnungen wird eine Leitweg-ID vom Land benötigt.
  • Die Umsetzung der Mitteilungsverordnung ist derzeit in Arbeit.
• Datenschutz im Finanzausschuss
  • Es muss ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt werden. (Herbert liefert Vorlagen, wir müssen das ausfüllen.)
  • Alle Mitglieder des Finanzausschusses müssen eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben. (Herbert liefert dafür das Formular.)
• Zukünftige Zusammenarbeit
  • regelmäßiger Sitzungstermin (auch mit BfH)

Der Finanzausschuss hat folgende anstehenden Aufgaben in der letzten Sitzung festgestellt:

• Bescheinigungen Übertragung der Restmittel (derzeit 18/19, 19/20, 20/21)
• weitere Jahresrechnungen prüfen
• Gespräch mit BfH (jedes Semester)
• Prüfung Inventar (regelmäßig)
• Belegprüfungen (vielleicht quartalsweise)

Wir brauchen Zugang zu den nötigen Informationen, um arbeiten zu können. Das können wir im Gespräch mit dem Beauftragten für den Haushalt besprechen.

Der Finanzausschuss bittet um Zusendung der Sitzungseinladung zum Vorstand und um expliziten Hinweis, wenn Haushalt oder Jahresrechnung beraten werden.

keine Sonstigen

Wer berichtet in StuPa und FSK?

StuPa: Luca
FSK: Adrian