Protokoll der 28. Sitzung des Vorstands vom 17. Juli 2026

Anwesend: Felix Häusler, Jan Weiß, Oliver Stegemann, Maren Zimmermann, Moritz Pfafferott, Tom Schindelhauer, Alisa Eisele, Paula Finke

Der Vorstand der Verfassten Studierendenschaft am KIT besteht derzeit aus den folgenden Personen. Personen, die nicht als „anwesend“ geführt werden, waren in der protokollierten Sitzung abwesend:

Franka Fockel, Felix Häusler, Adrian Mulas, Jan Weiß, Oliver Stegemann, Markus Magarin, Jakob Ostermann, Cara Herzog, Nina Schüssler, Hannah Studinsky, Sascha Gruber, Maren Zimmermann, Mary Shopitan, Elisé Wamen, Paula Finke, Ruben Dittmann, Damian Spinola, Lennart Dörnemann, David Quenzer, Tom Schindelhauer

Gäste (Zustimmung zur Veröffentlichung der Namen abgegeben, sonst ggf. anonymisiert): Niki, Jan Hellwig, Berzan Uyan,

Sitzungsleitung von: Oliver Stegemann

Protokoll von: Maren Zimmermann

Beginn: 13:15 Uhr

Veröffentlicht am: 11.08.2026

Kleine Runde durch alle Anwesenden, wie es gerade so läuft.

Du übergibst die TOPs immer an die verantwortliche Person und moderierst die Diskussionen. Wir führen eine Redeliste bei Diskussionen. Erstredner werden bevorzugt. Es soll auf ein ausgeglichenes Geschlechterverhältnis geachtet werden. Achte auf unsere Handzeichen und Umgangsregeln - der Vorsitz unterstütz dich dabei. Du bist super! Du schaffst das! Beginne mit diesen Hinweisen:

• Hinweis zu den Protokollen, die wir am Ende freigeben wollen. Lest euch die Protokolle gerne im Verlauf der Sitzung durch.
• Gibt es eine Person, die jetzt schon offene Mails für den Post-TOP am Ende zusammen sammelt?
• Gibt es Gäste oder TOPs, die vorgezogen werden wollen?

https://wiki.asta-kit.de/asta:protokolle:einladung
Hier findet man, wie einladungen geschrieben werden, und an wen.
Außerdem findet sich eine einfache detailierte Anleitung zum Protokolle veröffetlichen.

FSK von Innen
-Vorstellung der AStA-Referate HSG, Vorsitz, Öko
-Stellungnahme/Änderungen zum Qualipakt-Beschluss vertagt
-StuPa Beschluss „Beitritt FZS“: Diskussion, aber kein Veto → vom AStA vorgeschlagener Zeitplan Vor der Haushaltsdebatte:

1. AStA kommt in die FSK
2. dort Entscheidung/Evaluation nochmal Fördermitgliedschaft oder ganz raus?
3. Wenn ja „nochmal Fördermitgliedschaft“, dann im Sommer Urabstimmung ob nur Fördermitgliedschaft oder vollständige Mitgliedschaft
4. Wenn nein, dann hat sich dieser Probelauf erledigt

Franka und Felix (Vorsitz)
Räume sind nicht mehr verfügbar, weil (1) unten mehr Sitzplätze geschafft werden sollen, um Sanierung vom großen Speisesaal abzufangen und (2) aktuelle Spühlküche nicht den Arbeitsschutz Anforderungen entspricht, insbesondere bei Hitze.
Zeitplan ist 2027 Koeriwerk im Betrieb vergrößern (in die Räumen, die wir mal hatten), dann Ende 2027 Beginn mit Sanierung Speisesaal. Dieser soll in zwei Schritten saniert werden. Auch der Festsaal soll dann als Speisesaal genutzt werden.

Sozial Ökologische Tranfomation von Paula

Vor 2 Wochen war Nachhaltigkeits-Schlonz im AKK mit KüFA. Lief gut, aber in Zukunft lieber unter der Woche als freitagabends. Aber das AKK war viel belegt, es ging also nicht anders.

Strategie Prozess Update: Paulas Gruppe ist fertig mit der Themen Erarbeitung. Frage: Wem stellt man das vor? Wen will man noch beteiligen? AStA CHG soll mit rein. Und die Menschen die im Senat Sitzen.

Was ist mit Kris, soll der berichten? Franka war auch dabei, wenn sie zurück ist kann sie berichten.

/
 

Hinweis für die Sitzungsleitung: Ermuntere die Referenten nochmal vllt. ein kurzes Update zu ihrer Arbeit zu geben.

Finanzen/HSG

Förderung der studentischen Kultur und Wissenschaft durch die Durchführung eines akademischen, spieltheoretischen Pokerturniers für KIT-Studierende (ohne Echtgeldeinsatz) zur Stärkung der strategischen Kompetenz und Vernetzung auf dem Campus - Raumbuchung

Abstimmung: Der Vorstand gibt 495,00 € für den Poker Abend für die KIT Quantitative Poker & Game Theory Club an Zuschüssen aus dem allgemeinen Haushalt frei
Ergebnis: 7/0/1 (ja/nein/Enthaltung)

Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Beauftragten für den Haushalt freigegeben werden.

Berzan Uyar

Beschreibung

Projektbeschreibung

Im Sommersemester 2026 haben wir erstmals einen vom AStA geförderten kurdischen Sprachkurs (Kurmancî) durchgeführt, dessen Abschluss wir am 31.07.2026 im Hans-Dickmann-Kolleg im Rahmen einer zweiteiligen Veranstaltung gemeinsam feiern möchten. Der erste Teil richtet sich an die Kursteilnehmenden sowie ihre Familien und Freunde, die den Kurs über das Semester begleitet haben, und verbindet ein gemeinsames Grillen mit kurzen, frei vorgetragenen Texten, in denen die Teilnehmenden das Gelernte präsentieren. Ab 19:30 Uhr öffnen wir die Veranstaltung für alle interessierten Studierenden und Gäste: Neben der öffentlichen Übergabe der Kurszertifikate, der Vorstellung unserer Hochschulgruppe und einem Live-Auftritt eines Musikers sind Kennenlernaktionen, Kreativstationen sowie ein offener Ausklang mit Musik und Tanz geplant.

Ziele der Veranstaltung

Mit der Veranstaltung möchten wir die Ergebnisse eines bereits geförderten Projekts für die Hochschulöffentlichkeit sichtbar machen, den Teilnehmenden eine würdige Anerkennung ihres Engagements ermöglichen, und zugleich einen niedrigschwelligen Raum für Begegnung und einen kulturellen Abend schaffen, der Studierende zusammenbringt.

Begründung des Förderbedarfs

Auf finanzielle Unterstützung sind wir aus einem strukturellen Grund angewiesen: Der Mietvertrag des Veranstaltungsraums untersagt ausdrücklich die Erhebung von Eintritt. Als Hochschulgruppe verfügen wir über keine eigenen Mittel, weshalb die Veranstaltung ohne Förderung ausschließlich aus privaten Mitteln der Organisierenden getragen werden müsste. Teilnehmende laden wir zwar ein, ergänzend eigene Speisen beizutragen, damit die Veranstaltung jedoch auch für Gäste, die spontan oder ohne Mitbringsel kommen, verlässlich funktioniert, möchten wir eine Grundversorgung an Speisen und alkoholfreien Getränken sowie das benötigte Material bereitstellen. Durch eingehende Spenden möchten wir die Abrechnungssumme entsprechend mindern

Raummiete (TT-Raum inkl. Bar, HaDiKo K1) 60,00 € Pauschale für mitgebrachte Getränke lt. Mietvertrag Hadiko 30,00 € Ausleihe Biertischgarnituren: 12 Sets à 5 € + 2 überbreite Tische (Festlager) 70,00 € Grillen Teil 1: Kohle, Brot, Grillgut, Salate, Soßen ca. [50] Personen 115,00 € Verpflegung Teil 2 [50+50 Personen] : Snacks 85,00 € Alkoholfreie Getränke: Wasser, Softdrinks, Tee 30,00 € Dekoration und Material für Kreativstationen 65,00 € Kompostierbares Geschirr, Servietten, Namensschilder, Kleinmaterial 30,00 € Druck: Urkunden, Aushänge, Beschilderung 10,00 € Gesamt 495,00 €

Abstimmung: Der Vorstand gibt 495,00 € für den Kultur Abend für die HSG KESK an Zuschüssen aus dem allgemeinen Haushalt frei.
Ergebnis: 5/1/1 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Beauftragten für den Haushalt freigegeben werden.

Vorsitz

Wir möchten mit der Softwarefirma Adrian Keller Solution einen Vertrag zur Weiterentwicklung der Finanzsoftware schließen. Wir kriegen Sonderkonditionen (80% Rabatt) und wegen der Vorerfahrung mit dem Programm scheint dies für uns die geeigneste Lösung am Markt zu sein. Die Vergütung soll bei maximal 1500 Euro liegen. Wir können uns auf eine niedrigere Maximalvergütung einigen.

Es wurde noch keine Rücksprache mit IT zu diesem Thema gehalten. Es gibt Bedenken bzgl. Dokumentation und den Vorteil eines eigens entwickelten Programm versus eines eingekauften Programms.

Es gibt noch Unstimmigkeiten, vielleicht vertagen?
IT und Finanzen sollen mit den Admins Alternativen anschauen und sich das Programm anschauen, damit wir eine bessere Grundlage für die Entscheidung haben?

Ist das ganze Zeitkritisch?
Dem Finanzteam könnte Zeit erspart werden, aber ob diese oder nächste Woche macht nicht so den Unterschied.

Vertagt aus oben genannten Bedenken.

Damian

Unifest hat von seinem Funkgeräte Verleiher nur sehr wenige Schallschlauch In Ear Nubsis geliefert bekommen, hatte deswegen Krise und hat vom AStA Verleih die Großpackung abgekauft. Daher brauchen wir jetzt eine neue.

Abstimmung: Der Vorstand gibt 195 € für 250 In Ear Tips (Nubsis) für den AStA Verleih aus dem allgemeinen Haushalt frei.
Ergebnis: 6/0/2 (ja/nein/Enthaltung)
Hinweis: Nach dem Beschluss einer Ausgabe muss zwingend vor Tätigung ein Finanzantrag von dem Beauftragten für den Haushalt freigegeben werden.

Interne TOPs der x. Sitzung des Vorstands am 17.07.2026

Interne TOPs der x. Sitzung des Vorstands am 17.07.2026

Maren

Ich habe ungefähr 15 Vorschläge für AStA-Sticker erstellt. Die kann man dann für O-Phasen Ersti-Tüten und Stände benutzen.

Wir sollten besprechen, welche Motive und wie viele Sticker wir bestellen möchten. (z.B. manche Sticker sind deutsch, manche englisch, mache haben aktuell eine englische und eine deutsche Version) Falls wir direkt bestellen wollen, wäre es sinnvoll, auch gleich die entsprechenden Gelder freizugeben. Wir haben damit aber noch etwas Zeit.

Es wäre super, wenn einige von euch nach der Sitzung noch Zeit hätten. Dann könnten wir gemeinsam alle Designs durchgehen und nach Tippfehlern oder anderen Verbesserungsmöglichkeiten schauen. Von manchen Motiven gibt es mehrere Versionen, sodass wir noch entscheiden müssen, welche davon wir verwenden möchten.

Falls dabei noch neue Ideen für Sticker entstehen, können wir auch schauen, ob wir diese noch umsetzen können

Fazit: Wir wollen nach der Sitzung die Sticker alle anschauen, überlegen welche und wie viele, wir planen jetzt erstmal 1.000€. Und sprechen dann nächste Woche nochmal darüber.

Vorsitz

Konkret: Mensa-Zuschuss für studentische Mitarbeitende, die nicht im Raum Kalrsruhe immatrikuliert sind

Abstimmung: Der Vorstand beschließt studentischen Mitarbeiten und Praktikant*innen, die nicht im Raum Karlsruher immatrikuliert sind, einen Mensa-Zuschuss zu zahlen.
Ergebnis: 7/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Arbeitsauftrag:Der Vorsitz kümmert sich.

Vorsitz/StuPa

Es ist nächste Woche VS Wahl. Wir sollten Regeln festhalten, wie wir Social Media vor Wahlen nutzen.

In Zeiten vor Wahlen nur Presse Zugriff für Social Media? Weil die mehr Aware sind?

Was heißt vor der Wahl? Offiziell 8 Woche?

Nur VS Wahl? Weil direktes Interesse?

Abstimmung: Der Vorstand beschließt, dass grundsätzlich nur das Pressereferat und Social Media Beauftragte ab 8 Wochen vor Wahlzeitpunkt, beziehungsweise ab Wahlankündigung bei der VS, Zugriff auf die social Media Kanäle haben. .
Ergebnis: 7/0/1 (ja/nein/Enthaltung)

Vorsitz

Siehe Mail an sitzung@

Abstimmung: Der Vorstand beschließt die Ausschreibung zur Digitalisierungsassistenz zu veröffentlichen. Ergebnis: 8/0/0 (ja/nein/Enthaltung) Arbeitsauftrag: Jede Diskussion hat ein Ergebnis und Aufgaben für konkrete Personen die erledigt werden müssen.

Offene Mails/Post:

• Karte in „Sitzung“-sfach bitte unterschreiben –> machen wir
• Mail „Inquiry About Becoming a Member of AStA KIT“ –> macht Felix
• Mail Unifest Beschwerden –> macht Unifest
• Mail Onboarding-Handbuch –> 10.09 Wer kann das? Felix antwortet, dass das zu weit in Zukunft ist und wir uns nochmal melden.
• Mail Periodenprodukte –> Maren antwortet
• Mail Studie KI und First-Generation-Studierende –> Tom antwortet
• Mail Anfrage Jahresstatistik Freitische –> Finanzen kümmern sich

Mails wurden verteilt, Post wurde bearbeitet.

Hinweis für die Sitzungsleitung: Hier gerne an die allgemeine To Do Tabelle in der Cloud verweisen. Ist da was neues zugekommen? Gibt es Updates oder Nachfragen?

Termin Onboarding Handbuch
Siehe Mail von Jan (besser@KIT)

Stadtmobil-Buchungen teils ohne IA-Nr. auf den Rechnungen (Jan)
Bitte bucht nicht einfach so selbständig Stadtmobile, ohne eine Beschreibung, wofür, oder IA-Nummer in die Beschreibung hinzufügen. Für Herbert und Katja ist es mega schwer, das dann einem Finanzantrag zuzuordnen. Außerdem gab es vermehrt keine Einträge in den Kalender, wann die Karten verplant sind. Denkt daran, die Sachen im Kalender ein zu tragen und Katja kümmert sich um ein neues How-To. Katja bucht aber auch gerne für euch, das macht dann auch weniger Stress.

Hier (in der verlinkten Tabelle) werden Themen festgehalten, die vom Pressereferat beworben werden sollen.

Ihr dürft auch auserhalb der Sitzung immer gern alles eintragen.

https://wiki.asta-kit.de/asta:referate:presse:themenvorschlaege_fuer_soc...

Müssen noch veröffentlicht werden:

Folgende Protokolle können freigegeben werden:

25! Protokoll der 25. Sitzung des Vorstands vom 19. Juni 2026

26! Protokoll der 26. Sitzung des Vorstands vom 26. Juni 2026

Abstimmung: Der Vorstand gibt die oben stehenden Protokolle frei.
Ergebnis: 8/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

**Die Sitzung endet um: 17.07.2026