Datenschutz bei Bewerbungen
Informationen zum Datenschutz nach Art. 13 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d)
Fassung: Stand September 2025
Schön, dass Sie sich für eine Mitarbeit bei der Verfassten Studierendenschaft am KIT interessieren!
Der verantwortungsvolle Umgang mit Ihren persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Diese Informationen beziehen sich auf Bewerbungsverfahren, die von der Verfassten Studierendenschaft am KIT durchgeführt werden. Gemäß diesem Verständnis erklären wir im Folgenden, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, wenn Sie sich bei uns bewerben:
Wie lauten die Kontaktdaten für datenschutzrechtliche Angelegenheiten?
Für die Verarbeitung verantwortlich:
Anschrift: Verfasste Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT)
Adenauerring 7, 76131 Karlsruhe
Telefon: 0721 18123800
E-Mail: vorsitz@asta-kit.de
Datenschutzbeauftragte/r bei der Verfassten Studierendenschaft am KIT:
Anschrift: Verfasste Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT)
Datenschutzbeauftragte/r
Adenauerring 7, 76131 Karlsruhe
Telefon: 0721 18123800
E-Mail: datenschutz@asta-kit.de
Zu welchem Zweck und auf welcher rechtlichen Grundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?
Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten ist für das Bewerbungs- und Auswahlverfahren sowie für eine mögliche Einstellung erforderlich. Es existiert keine gesetzliche Verpflichtung, dass Sie uns Ihre Daten übermitteln. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann allerdings die Nichtberücksichtigung bei der Vergabe der freien Stelle zur Folge haben.
Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um besser beurteilen zu können, ob Sie für die ausgeschriebene Stelle geeignet sind (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO). Rechtliche Vorgaben, die wir ebenfalls zu beachten haben, sind Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz und das Haushaltsrecht.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Rahmen des Auswahlverfahrens zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 15 des Landesdatenschutzgesetzes Baden-Württemberg (LDSG BW).
Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre Bewerbungsunterlagen nur so lange, wie es für den Bewerbungsprozess notwendig ist. Nach Abschluss des Verfahrens werden Ihre Daten in der Regel für 6 Monate aufbewahrt, um eventuellen Nachfragen oder rechtlichen Ansprüchen gerecht werden zu können. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten vollständig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Welche Arten von Daten werden gespeichert? Wer sind die Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer Daten?
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung z.B. per E-Mail, auf dem Postweg oder via Bewerbungsportalen zur Verfügung gestellt haben, in dem für die Durchführung des Auswahlverfahrens erforderlichen Umfang. Weiterhin werden ggf. Notizen im Rahmen der Durchführung von Vorstellungsgesprächen gefertigt. Innerhalb der Verfassten Studierendenschaft des KIT erhalten ausschließlich diejenigen Stellen Ihre personenbezogenen Daten im erforderlichem Umfang, die an der Durchführung des Auswahlverfahrens beteiligt sind (insbesondere Vorsitz, Vorstand, Fachverantwortliche, AStA-Referent:in, ggf. Mitarbeitendenvertretung).
Besteht eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling?
Die Verfasste Studierendenschaft nutzt keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.
Ihre Rechte:
Sie haben nach der DSVGO verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich aus den Artikeln 6, 7 sowie 15 bis 18, 21 und 77 der DSGVO.
Widerrufsrecht bei Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a i. V. m. Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt.
Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO)
Sie können Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.
Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung/“Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO)
Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)
Ein Recht nach Artikel 20 Absatz 1 DSGVO, Daten in einem bestimmten Format zu erhalten und an Dritte zu übermitteln, besteht nicht, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten weder auf der Grundlage einer Einwilligung noch mittels automatisierter Verfahren verarbeiten.
Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem nicht nachgekommen werden, wenn die/der Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO)
Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Dies ist die/der Landesdatenbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
Die Kontaktdaten lauten:
Anschrift: Landesbeauftragte/r für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32 70025 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
Fax: 0711 615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten: In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht entsprochen werden. Sofern Ihrem Anliegen aus gesetzlichen Gründen nicht entsprochen werden kann oder darf, wird Ihnen der Grund für die Verweigerung mitgeteilt.
Mit besten Grüßen,
Ihre Verfasste Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT)