Geschäftsordnung des Vorstands

Text der Geschäftsordnung

Der Vorstand der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) hat sich am 20.10.2021 folgende Geschäftsordnung gegeben gemäß § 19 Absatz 5 der Organisationssatzung der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) in der Fassung vom 04.02.2013 zuletzt geändert durch die Satzung zur Änderung der Organisationssatzung der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) vom 10.08.2021.

Im Folgenden wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die weibliche Form verwendet. Dabei ist jede andere Form impliziert. Die Geschlechtsdefinition obliegt jeder Person selbst.

Kapitel I: Allgemeines

§ 1 Geltungsbereich
(1) Diese Geschäftsordnung gilt für den Vorstand und seine Referate.
(2) Die Geschäftsordnung regelt Grundsätze für die Organisation des Vorstands und der Referate, die Zusammenarbeit der Referate und mit anderen Organen der Verfassten Studierendenschaft und die Sitzungen des Vorstands.

§ 2 Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Geschäftsordnung gilt

  1. als Vorsitz die Vorsitzende und sofern vorhanden die stellvertretende Vorsitzende,
  2. als Referentin ein Mitglied des Vorstands.

§ 3 Anwendung der Geschäftsordnung
(1) Dem Vorsitz obliegt innerhalb des Vorstands die Zuständigkeit für die Klärung wesentlicher Fragen zur Einhaltung der Geschäftsordnung. Im Zweifel entscheidet der Vorstand über die Auslegung.
(2) Verstöße sind in der Sitzung des Vorstands zu behandeln.
(3) Im Einzelfall kann von der Geschäftsordnung abgewichen werden, wenn mindestens zwei Drittel der Mitglieder des Vorstands zustimmen.

Kapitel II: Arbeitsweise des Vorstands

§ 4 Referentinnen
(1) Die Referentinnen haben ihre Aufgaben so wahrzunehmen, dass die Funktionsfähigkeit des Vorstands gewährleistet ist und sich nach außen ein einheitliches Erscheinungsbild ergibt.
(2) Alle Referentinnen unterstützen einander bei der Erfüllung der Aufgaben der einzelnen Referate und des gesamten Vorstands. Sie informieren einander über alle Angelegenheiten, die für die Aufgabenwahrnehmung und die Vertretung wichtig sind.
(3) Der Vorsitz führt regelmäßig Gespräche mit den Referentinnen um diese in ihrer Arbeit zu unterstützen und die Erfüllung der Aufgaben und Ziele des Vorstands und der einzelnen Referate zu fördern.

§ 5 Stellvertretung
(1) Ist die Vorsitzende verhindert, so vertritt sie gemäß § 20 Abs. 4 S. 2 der Organisationssatzung die stellvertretende Vorsitzende. Aufgrund von § 20 Abs. 4 S. 4 der Organisationssatzung wird abweichend festgelegt, dass im Falle der Verhinderung oder des Nichtvorhandenseins der stellvertretenden Vorsitzenden die Geschäfte des Vorstands durch die Referentin geführt werden, die nach § 41c der Organisationssatzung zuerst kommt.
(2) Jede Referentin soll für den Verhinderungsfall eine andere Referentin mit ihrem Einverständnis zu ihrer Vertretung benennen. Dies ist dem Vorsitz mitzuteilen, dieser führt eine Liste der Vertretungen. Ist keine Vertretung benannt, legt die Vorsitzende eine Vertretung fest.
(3) Durch die Vertretung gem. Abs. 2 werden keine Befugnisse auf die Stellvertreterinnen übertragen, sofern der Vorstand das nicht beschließt.
(4) Die Regelung in Abs. 2 findet keine Anwendung auf die Referentinnen, welche die Referate Vorsitz und Finanzen besetzen. In diesem Fall wird die Vertretung entsprechend der Regularien der Organisationssatzung und der Finanzordnung festgelegt.

§ 6 Verteilung der Geschäfte im Vorstand
(1) Der Geschäftsbereich der einzelnen Referate ergibt sich in den Grundzügen aus der Referatsstruktur des Vorstands.
(2) Die Verteilung der Aufgaben wird in einer Geschäftsverteilung festgelegt, die zu veröffentlichen ist.
(3) Bei Überschneidungen im Geschäftsbereich und sich daraus ergebenden Unklarheiten zur Zuständigkeit entscheidet der Vorsitz.
(4) In Angelegenheiten, die die Geschäftsbereiche mehrerer Referate berühren, arbeiten diese zusammen. Für die Angelegenheit verantwortlich ist das Referat, das nach Geschäftsverteilung überwiegend zuständig oder im Einzelfall bestimmt worden ist.
(5) Für die Vertretung der Studierendenschaft in der landesweiten Vertretung der Studierendenschaften nach § 65a Abs. 8 LHG ist das Referat Äußeres und Hochschulpolitik verantwortlich. Alle Mitglieder des Referats sind qua Amt vertretungsberechtigt und für die Dauer ihrer Amtszeit zu den Sitzungen entsandt. Die hauptverantwortliche Referentin in dem Referat legt für einzelne Sitzungen die Stimmenführung fest.

§ 7 Aufgaben des Vorsitz
(1) Der Vorsitz leitet die Geschäfte des Vorstands nach Maßgabe der Gesetze, Satzungen, dieser Geschäftsordnung, sowie der Beschlüsse des Studierendenparlaments, des geschäftsführenden Vorstands und des Vorstands.
(2) Der Vorsitz koordiniert die Arbeit des Vorstands und legt im Rahmen der Gesetze, Satzungen, sowie der Beschlüsse des Studierendenparlaments, des geschäftsführenden Vorstands und des Vorstands die Grundsätze der Arbeit des Vorstands fest. Diese sind durch die Referate selbständig und unter eigener Verantwortung zu verwirklichen. Der geschäftsführende Vorstand achtet auf die Durchführung dieser Grundsätze.
(3) Der geschäftsführende Vorstand hat auf die Einheitlichkeit der Arbeit des Vorstands hinzuwirken. Er ist außerdem für das Personal zuständig und unterstützt die Referentinnen und die Ehrenamtlichen im AStA, die keine Referentinnen sind.

§ 8 Beteiligung
(1) Bevor ein Antrag zum Beschluss vorgelegt wird, sind die von dem Antrag betroffenen Referate einzubeziehen. Betroffen sind alle Referate, deren Geschäftsbereiche berührt sind.
(2) Zur Prüfung der Vereinbarkeit mit Satzungen und in rechtssystematischer und rechtsförmlicher Hinsicht ist die Satzungsreferentin nach § 41b Abs. 3 S. 1 bei allen Anträgen zu beteiligen.
(3) Bei allen Angelegenheiten mit Bezug zu Finanzen ist das Finanzreferat zu beteiligen.
(4) Bei jeglicher Zusammenarbeit mit KIT-externen Organisationen ist das Referat Äußeres und Hochschulpolitik zu beteiligen.
(5) Bei Presseanfragen und Angelegenheiten der Öffentlichkeitsarbeit ist das Referat Presse und Öffentlichkeitsarbeit zu beteiligen.

§ 9 Zusammenarbeit mit anderen Organen; Anfragen
(1) Das Innenreferat berichtet dem Studierendenparlament, der Fachschaftenkonferenz und der Vollversammlung über die Arbeit des Vorstands. Ergeben sich daraus Nachfragen oder allgemein Fragen im Verlauf der Sitzungen, werden diese in der Regel durch das Innenreferat oder alternativ durch das federführende Referat beantwortet. Ist eine Beantwortung aufgrund mangelnder Informationen nicht möglich, hat das Innenreferat die Frage bei der nächsten Sitzung zu beantworten und bis dahin die Informationen zu beschaffen.
(2) Das Innenreferat vertritt den Vorstand gegenüber dem Ältestenrat.
(3) Anfragen an den Vorstand gem. §§ 3 Abs. 3, 17 Abs. 7 und 30 Abs. 7 OSVS werden vom Innenreferat im Einvernehmen mit dem Vorsitz und den betroffenen Referaten namens des Vorstands beantwortet.

Kapitel III: Sitzungen des Vorstands

§ 10 Verhandlungsgegenstände
(1) Dem Vorstand sind zur Beratung und Beschlussfassung zu unterbreiten alle Angelegenheiten von allgemeiner oder langfristiger Bedeutung, die nicht explizit zu den Aufgaben des geschäftsführenden Vorstands gehören, insbesondere
a) alle Angelegenheiten, für die Gesetze oder Satzungen dieses vorschreiben,
b) Anträge des Vorstands an das Studierendenparlament,
c) der Haushaltsplan und
d) alle Personalentscheidungen (insbesondere Einstellungen, Entlassungen und Eingruppierung), die Mitarbeitende der Verfassten Studierendenschaft betreffen, die keine Referentinnen sind, mit Ausnahme der Bestellung einer Beauftragten für den Haushalt.
(3) Alle Angelegenheiten, die dem Vorstand unterbreitet werden, sollen vorher zwischen den beteiligten Referaten beraten werden, sofern nicht im Einzelfalle die Dringlichkeit der Entscheidung eine Ausnahme notwendig macht.
(4) Der Vorstand ist aus den Referaten über Vorgänge, Maßnahmen und Vorhaben zu unterrichten, die für den Vorstand von allgemeiner Bedeutung sind.

§ 11 Einberufung
(1) Der Vorstand legt die Termine seiner Sitzungen fest. Abweichend davon kann der Vorsitz außerordentliche Sitzungen einberufen. Die Entscheidung zur Einberufung ist dem Vorstand unmittelbar mitzuteilen.
(2) Die Sitzungen werden durch das Innenreferat eingeladen. Die Einladung erfolgt am Vortag der Sitzung unter Beifügung einer vorläufigen Tagesordnung. Das Innenreferat legt die vorläufige Tagesordnung fest. Die vorläufige Tagesordnung enthält immer:

  1. TOP 1 – Wahlen
  2. TOP 2 – Gäste
  3. TOP 3 – Protokolle
  4. TOP 4 – Schließdienst
  5. TOP 5 – Post
  6. TOP 6 – Berichte
  7. TOP 7 – Finanzanträge
  8. TOP X – Varia

(3) Anträge von Referentinnen und der Beauftragten für den Haushalt müssen beraten werden. Neue Tagesordnungspunkte können bis zur Schließung der Sitzung aufgenommen werden.
(4) Die Sitzungen finden unter der Leitung des Vorsitz oder der jeweiligen Vertretung statt. Für die Protokollführung wird eine Person durch die Sitzungsleitung bestimmt.
(5) Der Vorstand tagt in der Regel öffentlich. Der Vorstand kann Teile der Sitzung unter Ausschluss der Öffentlichkeit beraten. Das Protokoll zu diesen Teilen der Sitzung ist entweder nicht oder nur beschränkt zu veröffentlichen.
(6) Die Protokollführung trägt bei Berichten nur die Namen der Referentin und den Titel der Berichte ein. Die jeweilige Referentin reicht ihren Bericht vorher oder im nachhinein in Textform ein.
(7) Protokolle werden nach Fertigstellung durch den Vorstand genehmigt und anschließend durch das Innenreferat veröffentlicht.

§ 12 Beschlüsse
(1) Der Vorstand fasst seine Beschlüsse in seiner Sitzung mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der Vorsitzenden.
(2) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn die Sitzung ordnungsgemäß einberufen wurde. Ist eine Sitzung nicht ordnungsgemäß eingeladen worden ist sie zu schließen und neu einzuladen. Eine nicht ordnungsgemäß eingeladene Sitzung kann durch den Vorstand einstimmig für beschlussfähig erklärt werden. Die Beschlüsse sind in diesem Fall gültig sofern binnen 24 Stunden nach Sitzungsende kein Widerspruch durch ein Mitglied des Vorstands beim Vorsitz eingeht. Der Vorstand ist über die Widerspruchsmöglichkeit zu informieren.
(3) Beschlüsse des Vorstands werden durch die Protokollführung an die zuständigen Referate und Mitarbeitenden weitergeleitet. Insbesondere werden Beschlüsse zu Finanzen an das Finanzreferat und die Beauftragte für den Haushalt und Beschlüsse die andere Organe der Verfassten Studierendenschaft betreffen an das Innenreferat geschickt. Bestehen Zweifel an der Zuordnung eines Beschlusses, ist der Beschluss dem Vorsitz zuzuleiten.
(4) Die Vertretung von Beschlüssen des Vorstands hat einheitlich zu erfolgen, auch wenn einzelne Referentinnen anderer Auffassung sein sollten. Gegen die Auffassung des Vorstands zu wirken, ist den Referentinnen nicht gestattet.

§ 13 Wahlen
(1) Der Vorstand wählt insbesondere

  1. eine stellvertretende Vorsitzende des Vorstands nach § 20 Abs. 4 S. 2 der Organisationssatzung,
  2. eine Stellvertreterin der Finanzreferentin nach § 12 Abs. 4 der Finanzordnung,
  3. die weiteren Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands nach § 20a Abs. 2 S. 1 Nr. 5 der Organisationssatzung,
  4. eine Vertreterin im KIT-Senat nach § 19 Abs. 3 der Organisationssatzung und
  5. eine Satzungsreferentin nach § 41b Abs. 3 der Organisationssatzung.

(2) Als weitere Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands nach § 20a Abs. 2 S. 1 Nr. 5 der Organisationssatzung werden Mitglieder gewählt, die in besonderer Weise außerhalb ihres Referats allgemeine Aufgaben im Vorstand übernehmen. Kandidaturen für den geschäftsführenden Vorstand müssen dem Vorstand mit der Einladung nach § 11 Abs. 2 bekanntgegeben werden, sie sollen spätestens am vorletzten Tag vor der Sitzung dem geschäftsführenden Vorstand und dem Innenreferat angezeigt werden.
(3) Wahlen finden grundsätzlich geheim statt. Alle Mitglieder des Vorstands haben Vorschlagsrecht.
(4) Jedes Vorstandsmitglied hat so viele Stimmen, wie Ämter zu besetzen sind, jedoch höchstens so viele wie Personen zur Wahl stehen. Die Stimmen können beliebig kumuliert werden. Im ersten Wahlgang ist für eine Wahl eine absolute Mehrheit erforderlich. Sind nach dem ersten Wahlgang noch Personen zu wählen, erfolgt ein zweiter Wahlgang statt. In diesem wird für jede Person mit Ja oder Nein gestimmt. Gewählt sind die Kandidierenden mit den höchsten Stimmzahlen, die mehr Ja- als Nein-Stimmen erhalten haben. Bei nicht eindeutigem Ergebnis findet unter den Kandierenden an der Schwelle eine Stichwahl statt. Bei erneuter Stimmengleichheit entscheidet das Los.
(5) Nach einer Wahl haben alle Gewählten die Annahme der Wahl zu erklären. Mit der Annahme der Wahl beginnt die Amtszeit. Lehnt eine gewählte Person die Annahme ab, so wird die entsprechende Wahl wieder aufgenommen.
(6) Amtszeiten der Funktionen nach Abs. 1 endet mit der Vorstandsamtszeit. Andere durch den Vorstand gewählte Funktionen enden mit dem Ausscheiden aus dem Vorstand. Eine unmittelbare Wiederwahl in den Vorstand gilt nicht as Ausscheiden im Sinne des S. 2.

Kapitel IV: Arbeitsweise der Referate

§ 14 Verteilung der Aufgaben innerhalb eines Referats
(1) Die hauptverantwortliche Referentin ist für die Arbeit innerhalb des Referats verantwortlich und koordiniert dessen Arbeit. Sie vertritt das Referat gegenüber dem Vorsitz und dem geschäftsführenden Vorstand. Sie ist innerhalb und außerhalb des Vorstands zentrale Ansprechperson bei Fragen, die ihr Referat betreffen.
(2) Die Vorstandsmitglieder eines Referats können die Aufgaben die ihrem Referat zukommen unter sich verteilen. Der Vorsitz ist darüber in Kenntnis zu setzen. Ergeben sich innerhalb eines Referats Unklarheiten in der Verteilung der Aufgaben, entscheidet die hauptverantwortliche Referentin.

ergänzende Dokumente

Geschäftsverteilung

Bekanntmachungen des Vorsitz