Geschäftsordnung des Vorstands

Text der Geschäftsordnung

Der Vorstand der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) hat
sich am 20.10.2021 folgende Geschäftsordnung gegeben gemäß § 19 Absatz 5 der
Organisationssatzung der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie
(KIT) in der Fassung vom 19.01.2024

Die Geschäftsordnung wurde zuletzt am 17. März 2026 per Umlaufbeschluss geändert.

Im Folgenden wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die weibliche Form
verwendet. Dabei ist jede andere Form impliziert. Die Geschlechtsdefinition obliegt jeder Person
selbst.

Kapitel I: Allgemeines

§ 1 Geschäftsordnung
(1) Diese Geschäftsordnung gilt für den Vorstand, den erweiterten Vorstand und für die Referate des Vorstands
(2) Die Geschäftsordnung regelt die Grundsätze der Zusammenarbeit und Organisation zwischen diesen Personen sowie die Zusammenarbeit mit anderen Organen der Verfassten Studierendenschaft. Die Geschäftsordnung regelt und die Sitzungen des Vorstands.
(3) Die Geschäftsordnung kann vom Vorstand mit absoluter Mehrheit geändert werden. Änderungen
der Geschäftsordnungen müssen mindestens 3 Tage vorher angekündigt werden. Dabei müssen alle
wesentlichen Änderungsvorschläge vorliegen. Abweichend davon sind Änderungen auf der ersten
Sitzung einer Amtszeit zulässig. Größere Änderungen der Geschäftsordnung sollen auf mindestens einer Sitzung diskutiert werden. 

§ 2 Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Geschäftsordnung gilt
1. als Vorsitz die Vorsitzende und sofern vorhanden die stellvertretende Vorsitzende, oder die Vorsitzenden
2. als Referentin ein Mitglied des Vorstands.

§ 3 Anwendung der Geschäftsordnung
(1) Dem Vorsitz obliegt innerhalb des Vorstands die Zuständigkeit für die Klärung wesentlicher
Fragen zur Einhaltung der Geschäftsordnung. Im Zweifel entscheidet der Vorstand über die
Auslegung.
(2) Im Einzelfall kann von der Geschäftsordnung abgewichen werden, wenn mindestens zwei
Drittel der Mitglieder des Vorstands zustimmen. Für Regelungen welche die Sitzung betreffen sind zwei Drittel der anwesenden Mitglieder des Vorstands notwendig. Dies gilt nicht wenn damit Wahlen oder
Abstimmungen mit festgelegtem Quorum umgangen werden, die Geschäftsordnung geändert werden soll oder es die Ombudspersonen betrifft.

Kapitel II: Arbeitsweise des Vorstands

§ 4 Stellvertretung
Aufgrund von § 20 Abs. 4 S. 4 der Organisationssatzung wird
abweichend festgelegt, dass im Falle der Verhinderung oder des Nichtvorhandenseins der
stellvertretenden Vorsitzenden die Geschäfte des Vorstands durch die Referentin geführt werden, die
nach § 41c der Organisationssatzung zuerst kommt.

§ 5 Verteilung der Aufgaben im Vorstand
(1) Die Referentinnen und Referate arbeiten stets kollegial und solidarisch miteinander. Dies gilt im Besonderen in Angelegenheiten, die die Geschäftsbereiche mehrerer Referate berühren. Es sollen immer alle betroffenen Referate beteiligt werden. 
(2) Der Geschäftsbereich der einzelnen Referate ergibt sich in den Grundzügen aus der
Referatsstruktur des Vorstands. Details entscheiden die Referentinnen untereinander. Im Zweifel entscheidet der Vorsitz in Absprache mit den Referentinnen.
(3) Alle Personen für die diese Geschäftsordnung gilt sind verpflichtet sich selbstständig über die Beschlüsse des Vorstands zu informieren.
(4) Die Referentinnen haben ihre Aufgaben so wahrzunehmen, dass die Funktionsfähigkeit des Vorstands gewährleistet ist.
(5) Sofern es keinen anderen Beschluss gibt delegiert der Vorstand seine Aufgaben:

  1. für die Vertretung der Studierendenschaft in der landesweiten Vertretung der Studierendenschaften nach § 65a Abs. 8 LHG an das für Referat Äußeres und Hochschulpolitik. Alle Mitglieder des Referats sind qua Amt vertretungsberechtigt und für die Dauer ihrer Amtszeit zu den Sitzungen entsandt. Die Stimmführung soll auf Sitzung besprochen werden.
  2. aus der Hochschulgruppenordnung an die Mitglieder des Hochschulgruppenreferats. Die Festlegung des konkreten Umfangs der Förderung der Hochschulgruppen erfolgt im Rahmen der Beschlüsse des Vorstands. 

§ 6 Organisation im Vorstand
(1) Soweit vorhanden, erfolgt die Organisation der Arbeit des Vorstands in einer gemeinsamen Messenger-Gruppe. Alle Mitglieder des Vorstandes sollen Teil dieser Gruppe sein. Einladungen und Umlaufverfahren dürfen über diese Gruppe durchgeführt werden.
(2) Bei allen Aufgaben soll es klare Zuständigkeiten geben und Ansprechpersonen kommuniziert werden.
(3) Der Vorstand kann Beschlüsse fassen die von dauerhafter Wirkung sein sollen. Diese Beschlüsse sollen gesondert gesammelt werden

§ 7 Aufgaben des Vorsitz
(1) Der Vorsitz leitet die Geschäfte des Vorstands nach Maßgabe der Gesetze, Satzungen, dieser
Geschäftsordnung, sowie der Beschlüsse des Studierendenparlaments, des geschäftsführenden
Vorstands und des Vorstands.
(2) Der Vorsitz koordiniert die Arbeit des Vorstands und legt die Grundsätze der Arbeit des
Vorstands fest. Diese sind durch die Referate selbständig und unter eigener Verantwortung zu
verwirklichen.

§ 8 Ombudspersonen
(1) Der Vorstand wählt aus seiner Mitte für die Dauer seiner Amtszeit 2 Ombudspersonen.
Mindestens eine der beiden Ombudspersonen muss eine nicht-männliche Person sein. Die
Vorsitzende und ihre Stellvertreterin dürfen nicht zugleich Ombudsperson sein.
(2) Die Ombudspersonen stehen den Vorstandsmitgliedern und dem Personal der Verfassten
Studierendenschaft und des Studierenden Service Verein Karlsruhe e.V. bei Problemen und
Streitigkeiten als Ansprechpersonen zur Verfügung. Sie haben über ihnen anvertraute
Angelegenheiten die Vertraulichkeit zu wahren.

§ 9 Zusammenarbeit mit anderen Organen; Anfragen
(1) Der Vorstand berichtet dem Studierendenparlament, der Fachschaftenkonferenz und der
Vollversammlung über die Arbeit des Vorstands. Ergeben sich daraus Nachfragen oder allgemein
Fragen im Verlauf der Sitzungen, sollen diese spätestens bis nach der nächsten Sitzung des Vorstands beantwortet werden.

§ 10 Umlaufbeschlüsse
(1) Der Vorsitz kann eine Umlaufabstimmung herbeiführen, falls dringende Gründe dies erfordern.
(2) Soweit in dieser GO nichts Abweichendes geregelt ist sind die Vorschriften des §42 OSVS anzuwenden.
(3) Auf Antrag von min. zwei Referentinnen ist der Vorsitz verpflichtet innerhalb von 12 Stunden eine Umlaufabstimmung herbeizuführen. Sollte er dem nicht nachkommen kann eine der Antragstellerinnen die Umlaufabstimmung herbeiführen.
(4) Die Frist beträgt in der Regel 24 Stunden. Abweichungen nach unten sind nur zulässig falls der Zweck der Abstimmung anderweitig gefährdet ist

§ 11 Verhandlungsgegenstände
(1) Dem Vorstand sind zur Beratung und Beschlussfassung zu unterbreiten alle Angelegenheiten
von allgemeiner oder langfristiger Bedeutung, die nicht explizit zu den Aufgaben des
geschäftsführenden Vorstands gehören, insbesondere

  1. alle Angelegenheiten, für die Gesetze oder Satzungen dieses vorschreiben
  2. Anträge des Vorstands an das Studierendenparlament
  3. der Haushaltsplan
  4. alle Personalentscheidungen (insbesondere Einstellungen, Entlassungen und Eingruppierung), die Mitarbeitende der Verfassten Studierendenschaft betreffen, die keine Referentinnen sind, mit Ausnahme der Bestellung einer Beauftragten für den Haushalt.

(2) Die Referate sollen über alles von allgemeiner Bedeutung und Interesse berichten.

§ 12 Einberufung
(1) Der Vorstand legt die Termine seiner Sitzungen fest. Abweichend davon kann der Vorsitz
außerordentliche Sitzungen einberufen. Die Entscheidung zur Einberufung außerordentlicher
Sitzungen ist dem Vorstand unmittelbar, jedoch mindestens 24 Stunden im Voraus, mitzuteilen. Von
dieser Frist ausgenommen sind Sitzungen, die unmittelbar im Anschluss an die Wahl eines
Vorstands durchgeführt werden. Die Sitzungen werden eingeladen.
(2) Die Einladung zu Sitzungen des Vorstands erfolgt:

  1. für vom Vorstand gemäß Absatz 1 festgelegte Sitzungen durch eine dauerhafte Mitteilung auf der AStA-Website oder für den Fall, dass das nicht möglich ist in einer anderen dafür geeigneten Form; die für Sitzungseinladungen zuständige Referentin soll am Vortag der Sitzung eine Erinnerung mindestens an die Mitglieder des Vorstands versenden.
  2. für außerordentliche Sitzungen am Vortag der Sitzung unter Beifügung einer vorläufigen Tagesordnung.

(3) Anträge von Referentinnen und der Beauftragten für den Haushalt müssen beraten werden. Neue
Tagesordnungspunkte werden, wenn kein Mitglied des Vorstands widerspricht, aufgenommen.
Widerspricht ein Mitglied des Vorstands der Aufnahme, entscheiden die anwesenden Mitglieder des
Vorstands im Rahmen der Sitzung mit einfacher Mehrheit über die Aufnahme des
Tagesordnungspunkts.
Beschlussfassungen zu folgenden Themen dürfen auf einer Sitzung nur dann getroffen werden,
wenn das Thema in der Erinnerung nach Abs. 2 1. angekündigt wird:

  1. Wahlen
  2. Haushaltsentwürfe
  3. Jahresrechnungen
  4. Neufassung von Satzungen
  5. Personaleinstellungen und -entlassungen

§ 13 Ablauf der Sitzung
(1) Zu Beginn der Sitzung wird eine Protokollantin und eine Sitzungsleitung festgelegt. Die Sitzungsleitung soll nicht in zwei auf einander folgenden Sitzungen von derselben Person übernommen werden.
(2) Der Vorstand tagt in der Regel öffentlich. Der Vorstand kann Teile der Sitzung bei Vorlage eines
wichtigen Grundes unter Ausschluss der Öffentlichkeit beraten. Das Protokoll zu diesen Teilen der
Sitzung ist entweder nicht oder nur beschränkt zu veröffentlichen.
(3) Längere Berichte sollen von der berichtenden Person selbstständig im Protokoll nachgetragen werden. 
(4) Protokolle werden nach Fertigstellung durch den Vorstand genehmigt und anschließend durch das Innenreferat veröffentlicht. Für Führung, Nachbereitung und Veröffentlichung von Protokollen ist im Zweifel das Innenreferat zuständig.
(5) Die Redeliste soll doppelt-quotiert geführt werden. D.h. Nicht-männliche und männliche Personen abwechselnd und Erstrednerinnen werden vorgezogen.

§ 14 Beschlüsse
(1) Der Vorstand fasst seine Beschlüsse in seiner Sitzung mit einfacher Mehrheit.
(2) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn die Sitzung ordnungsgemäß einberufen wurde. Ist eine
Sitzung nicht ordnungsgemäß eingeladen worden ist sie zu schließen und neu einzuladen. Eine nicht
ordnungsgemäß eingeladene Sitzung kann durch den Vorstand mit der Mehrheit von zwei Dritteln
aller Vorstandsmitglieder für beschlussfähig erklärt werden.
(3) Bestehen Zweifel an der Zuordnung eines Beschlusses, ist der Beschluss dem Vorsitz zuzuleiten.
(4) Die Vertretung von Beschlüssen des Vorstands hat einheitlich zu erfolgen, auch wenn einzelne
Referentinnen anderer Auffassung sein sollten. 

§ 15 Wahlen
(1) Der Vorstand wählt insbesondere

  1. ggf. stellvertretende Vorsitzende des Vorstands nach § 20 Abs. 4 S. 2 der Organisationssatzung,
  2. eine stellvertretende Finanzreferentin nach § 3 Abs. 4 S. 1 der Finanzordnung,
  3. die weiteren Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands nach § 20a Abs. 2 S. 1 Nr. 5 der Organisationssatzung,
  4. eine Vertreterin im KIT-Senat nach § 19 Abs. 3 der Organisationssatzung und
  5. die Mitglieder des erweiterten Vorstands.

(2) Als weitere Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands nach § 20a Abs. 2 S. 1 Nr. 5 der
Organisationssatzung werden Mitglieder gewählt, die in besonderer Weise außerhalb ihres Referats
allgemeine Aufgaben im Vorstand übernehmen. Kandidaturen für den geschäftsführenden Vorstand
müssen dem Vorstand am Tag zuvor bekanntgegeben werden, sie sollen spätestens am vorletzten
Tag vor der Sitzung dem geschäftsführenden Vorstand und dem Innenreferat angezeigt werden.
(3) Beantragt ein Mitglied des Vorstands oder eine zu der Wahl vorgeschlagene Person eine
geheime Wahl, so ist dem Antrag stattzugeben. Alle Mitglieder des Vorstands haben
Vorschlagsrecht.
(4) Jedes Vorstandsmitglied hat so viele Stimmen, wie Ämter zu besetzen sind, jedoch höchstens so
viele wie Personen zur Wahl stehen. Die Stimmen können beliebig kumuliert werden. Im ersten
Wahlgang ist für eine Wahl eine absolute Mehrheit erforderlich. Sind nach dem ersten Wahlgang
noch Personen zu wählen, erfolgt ein zweiter Wahlgang statt. In diesem wird für jede Person mit Ja
oder Nein gestimmt. Gewählt sind die Kandidierenden mit den höchsten Stimmzahlen, die mehr Ja-
als Nein-Stimmen erhalten haben. Bei nicht eindeutigem Ergebnis findet unter den Kandierenden an
der Schwelle eine Stichwahl statt. Bei erneuter Stimmengleichheit entscheidet das Los.
(5) Nach einer Wahl haben alle Gewählten die Annahme der Wahl zu erklären. Mit der Annahme
der Wahl beginnt die Amtszeit. Lehnt eine gewählte Person die Annahme ab, so wird die
entsprechende Wahl wieder aufgenommen.
(6) Amtszeiten der Funktionen nach Abs. 1 endet mit der Vorstandsamtszeit. Andere durch den
Vorstand gewählte Funktionen enden mit dem Ausscheiden aus dem Vorstand. Eine unmittelbare
Wiederwahl in den Vorstand gilt nicht als Ausscheiden im Sinne des S. 2.

 

Geschäftsordnung des geschäftsführenden Vorstands

§ 1 Geschäftsordnung
(1) Diese Geschäftsordnung gilt für den geschäftsführenden Vorstand als Ergänzung zur Geschäftsordnung des Vorstands.
(2) Sofern in dieser Geschäftsordnung keine abweichenden Regelungen getroffen wurden, finden die Bestimmungen der Geschäftsordnung des Vorstands entsprechend Anwendung.
(3) Diese Geschäftsordnung gilt über das Ende der Amtszeit hinaus bis eine neue Geschäftsordnung beschlossen wird.

§ 2 Sitzungen
(1) Der geschäftsführende Vorstand tagt während einer laufenden Vorstandssitzung. Die Vorsitzende legt die Sitzungstermine unter Berücksichtigung von S. 1 fest. Auf Antrag eines Mitglieds des geschäftsführenden Vorstands ist zum nächstmöglichen Termin eine Sitzung anzusetzen.
(2) Die Sitzungen werden durch die Vorsitzende einberufen. Die Einladung erfolgt am Vortag der Sitzung unter Beifügung einer vorläufigen Tagesordnung und wird an alle Mitglieder des Vorstands gesendet. Die Vorsitzende legt die vorläufige Tagesordnung fest. § 12 Abs. 2 S. 3 der Geschäftsordnung des Vorstands findet auf den geschäftsführenden Vorstand keine Anwendung.
(3) Die Beratungen des geschäftsführenden Vorstands werden im Protokoll der Sitzung des Vorstands dokumentiert. Für die Genehmigung und Veröffentlichung der Protokolle gilt das Verfahren des Vorstands.

§ 3 Mitwirkung der Mitglieder des Vorstands
(1) Der geschäftsführende Vorstand lässt sich bei seiner Arbeit vom Vorstand beraten.
(2) Mitglieder des Vorstands haben bei Sitzungen des geschäftsführenden Vorstands mit Ausnahme des Stimmrechts die gleichen Rechte wie Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands.
(3) Vor Umlaufverfahren des geschäftsführenden Vorstands sollen die Mitglieder des Vorstands Gelegenheit zur Beratung haben.

§ 4 Bestellung einer Beauftragten für den Haushalt
Für die Bestellung einer Beauftragten für den Haushalt nach § 65b Abs. 2 S. 1 LHG ist die Zustimmung einer absoluten Mehrheit der Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands erforderlich.

ergänzende Dokumente

Geschäftsverteilung

Bekanntmachungen des Vorsitz