Ordnung der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) zur Zuschussvergabe in Notlagen

Stand: 14. September 2019

Die erste Version der Ordnung wurde am 12. September 2019 vom KIT amtlich bekannt gemacht.

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Aufgrund von § 65 a Absatz 1 Satz 1 des Gesetzes über die Hochschulen in BadenWürttemberg (Landeshochschulgesetz – LHG) in der Fassung vom 01.01.2005 (GBl. S. 1), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes zur Weiterentwicklung des Hochschulrechts (HRWeitEG) vom 13.03.2018 (GBl. S. 85), in Verbindung mit § 15 Absatz 2 Nr. 4 der Organisationssatzung der Verfassten Studierendenschaft vom 04.02.2013 (Amtliche Bekanntmachung des Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Nr. 4 vom 04.02.2013), zuletzt geändert durch die Satzung zur Änderung der Organisationssatzung und der Wahl- und Abstimmungsordnung der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) vom 03.08.2018 (Amtliche Bekanntmachung des Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Nr. 42 vom 08.08.2018) hat das Studierendenparlament der Verfassten Studierendenschaft am KIT am 04.06.2019 folgende Satzung beschlossen. Das Präsidium des KIT hat im Umlaufverfahren am 28.08.2019 die Satzung gemäß § 65 b Absatz 6 Satz 3 LHG genehmigt.

Im Folgenden wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die weibliche Form verwendet. Dabei ist jede andere Form impliziert. Die Geschlechtsdefinition obliegt jeder Person selbst.

§ 1 Geltungsbereich

(1) Die Verfasste Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) vergibt in sozialen Härtefällen und Notlagen entsprechend ihres Selbstverständnisses eine Notlagenhilfe an einzelne Mitglieder, wenn dies in einer unvorhergesehenen kurzfristig eingetretenen Notlage für die Fortführung des Studiums nötig wird und für die entsprechenden Kommilitoninnen keine andere, der Situation angemessene kurzfristige Hilfe besteht, unvermeidbare Kosten zu tragen. Entsprechende Fälle können unvorhergesehene kurzfristige Gründe, wie Arbeitsplatzverlust, Kosten oder Exmatrikulation mit gerichtlicher Klärung sein, welche Probleme bei Mietzahlungen oder Versorgung zur Folge haben.
(2) Ein Rechtsanspruch auf einen Zuschuss besteht nicht. Grundvoraussetzung für eine Förderung ist, dass Mittel zur Verfügung stehen.
(3) Bei der Vergabe ist die Verfassten Studierendenschaft zum sorgfältigen Umgang und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verpflichtet. Die zur Verfügung stehenden Mittel sind für einzelne Ausnahmefälle in Notsituationen gedacht.
(4) Die Vergabekommission nach § 4 tauscht Informationen mit anderen Vergabestellen von Notlagenhilfen, insbesondere dem Studierendenwerk Karlsruhe, aus. Antragstellerinnen können zunächst an die Stelle verwiesen werden, deren Förderungszweck am besten auf die individuelle Situation passt.
(5) Geförderte sind verpflichtet, die Vergabekommission zu berechtigen, Informationen über die Gewährung der Förderung, wie den Namen, das Geburtsdatum und das Studienfach der Geförderten und den Beginn, die Dauer und die Höhe des Zuschusses an andere Vergabestellen von sozialen Härtefallregelungen, insbesondere das Studierendenwerk Karlsruhe, weiterzugeben, um eventuelle Doppelförderung zu prüfen und auszuschließen.

§ 2 Finanzierung

(1) Die Finanzierung erfolgt durch Mittel der Verfassten Studierendenschaft. Näheres regelt Abschnitt k) "Haushalt" der Organisationssatzung der Verfassten Studierendenschaft.
(2) Zweckgebundene Spenden für die Notlagenhilfe werden vom Vorstand der Studierendenschaft angenommen und anonymisiert dem Budget der Notlagenhilfe hinzugefügt. Der Vorstand der Studierendenschaft behält sich bei der Annahme der Spenden vor, einzelne Spenden nicht anzunehmen, um eine willkürliche Beeinflussung des Entscheidungsgremiums zu verhindern.

§ 3 Berechnung von Zahlungen

(1) Die Notlagenhilfe wird als Zuschuss gewährt.
(2) Die Notlagenhilfe kann bei Antragsstellung für maximal zwei Monate bewilligt werden. Es besteht die Möglichkeit einer einmaligen Verlängerung um einen weiteren Monat. Die Gesamtförderdauer darf drei Monate nicht überschreiten.
(3) Für die Notlagenhilfe errechnet sich der mögliche Gesamtmaximalbetrag für eine Bewilligung an eine Antragstellerin aus dem monatlichen BAföG-Höchstsatz (exklusive Krankenkassenzuschlag) multipliziert mit der Förderhöchstdauer nach Absatz 2.
(4) Falls es die Situation der Geförderten zulässt, sind monatlich betragsgleiche Zahlungen zu bevorzugen.
(5) Nach dem Empfang der Notlagenhilfe für die Höchstdauer bzw. nach der dritten Monatszahlung oder im maximalen Umfang muss bis zur erneuten Beantragung eine Frist von achtzehn Monaten verstreichen. Haben zwischen den Monaten der Zahlungen bereits Monate ohne Zahlungen gelegen, werden diese voll auf die Frist angerechnet.

§ 4 Vergabekommission

(1) Über die Vergabe und Höhe der Notlagenhilfe und die Dauer ihrer Laufzeit entscheidet eine Vergabekommission in einer nicht-öffentlichen Sitzung anhand der Daten und Fakten sowie der Fallschilderung der Antragstellerin.
(2) Die Mitglieder der Vergabekommission sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Zur Sicherstellung dieser haben die Mitglieder zum Amtsantritt eine Verschwiegenheitserklärung zu unterzeichnen.
(3) Hinsichtlich eines Ausschlusses von Mitgliedern der Vergabekommission gilt Folgendes:
a) Verwandtschaften, Verschwägerungen, jeweils bis zum 3. Grad, sowie Lebenspartnerschaften und Bekanntschaften von Antragsstellerinnen zu Mitgliedern der Vergabekommission, müssen vor der Vergabekommission nach bestem Wissen und Gewissen offengelegt werden. Darauf basierend kann von der Vergabekommission ein Ausschluss eines Mitgliedes mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen beschlossen werden, das betroffene Mitglied hat dabei kein Stimmrecht.
b) Ein Mitglied der Vergabekommission, bei dem ein Sachverhalt vorliegt, der eine Befangenheit nach lit. a) zur Folge haben kann, hat dies vor Beginn der Beratung über den jeweiligen Antrag dem Vorsitz mitzuteilen. Sofern die Besorgnis zur Befangenheit beim Vorsitz besteht, hat dieser den Sachverhalt der Stellvertretung mitzuteilen. Ob ein Grund für einen Ausschluss vorliegt entscheidet die Vergabekommission mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen, das betroffene Mitglied hat dabei kein Stimmrecht. Alternativ kann sich das betreffende Mitglied auch selbst ausschließen.
c) Sollten mehrere Mitglieder der Entscheidungskommission durch lit. a) oder b) betroffen sein, so haben diese bei der untereinander gegenseitigen Entscheidung kein Stimmrecht. Sollten weniger als drei Mitglieder an einer Entscheidung teilhaben, so werden für die zur Entscheidung notwendigen Mitglieder Nachrückerinnen nach lit. f) eingesetzt
d) Für die Antragsstellerinnen besteht die Möglichkeit, einzelne Mitglieder der Vergabekommission auszuschließen. Diese müssen auf dem Deckblatt des Antrages deutlich gekennzeichnet werden. Die Gründe müssen den verbleibenden Mitgliedern der Vergabekommission auf Nachfrage offengelegt werden. Bei wahllosem, unbegründetem oder nicht nachvollziehbarem Ausschluss von mehr als einem Mitglied der Vergabekommission behält sich diese die Nichtbehandlung des Antrages vor.
e) Wer an der Beratung und Entscheidung nach lit. a), b) oder d) nicht mitwirken darf, darf nicht an der Sitzung teilnehmen und erhält keinen Zugang zu den Unterlagen des entsprechenden Falles. Nach lit. d) ausgeschlossene Mitglieder erhalten darüber hinaus auch keinen Zugang zum Antrag.
f) Sollten für eine Entscheidung zu viele Mitglieder nach lit. a), b) oder d) ausscheiden, rücken in folgender Reihenfolge Mitglieder nach: Stellvertreterinnen, Sozialreferentin des Vorstandes der Studierendenschaft, Mitglieder des Ältestenrates, Präsidiums des Studierendenparlaments. Dies geschieht jeweils in alphabetischer Reihenfolge des ersten Buchstaben des Nachnamens der Mitglieder der einzelnen Gremien.
g) Im Falle des Ausschlusses der Vorsitzenden wird von den verbleibenden Mitgliedern ein kommissarischer Vorsitz gewählt, der deren Aufgaben übernimmt.

§ 5 Vergabeverfahren

(1) Voraussetzung für den Empfang der Notlagenhilfe ist die Mitgliedschaft in der Verfassten Studierendenschaft des Karlsruher Institut für Technologie (KIT). Wer Mitglied ist, regelt § 1 der Organisationssatzung der Verfassten Studierendenschaft.
(2) Über die Bearbeitungsreihenfolge entscheidet der Eingangszeitpunkt eines vollständigen Antrages.
(3) Voraussetzung für die Bearbeitung ist ein vollständiger, schriftlicher Antrag an die Vergabekommission. Dieser kann bei der Vergabekommission, einem Mitglied der Vergabekommission oder dem Sozialreferat des Vorstandes der Verfassten Studierendenschaft eingereicht werden. Der Antrag muss mindestens umfassen:
a) schriftliche Auskünfte und Belege über Einnahmen und erwartete Ausgaben,
b) eine Schilderung des Sachverhalts und die Auswirkungen auf die Weiterführung des Studiums,
c) eine ausdrückliche Erklärung, dass die Daten und Angaben der Wahrheit entsprechen,
d) eine ausdrückliche Erklärung, dass die Betroffene auf keine ausreichenden Vermögensrücklagen, Unterhaltsverpflichtete oder sonstige Einnahmequellen zurückgreifen kann,
e) die Erklärung zur Zustimmung zum Informationsaustausch mit anderen Vergabestellen nach § 1 Abs. 4 und Abs. 5 und
f) eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung, die auch den aktuellen Studiengang enthält.
(4) Für eine Verlängerung nach §3 Abs. 2 muss ein Verlängerungsantrag gestellt werden. Dieser muss mindestens umfassen:
a) eine Schilderung des Sachverhaltes, aus der der unverschuldete Bedarf einer Verlängerung hervorgeht,
b) einen Plan zur weiteren Finanzierung des Studiums und
c) schriftliche Auskünfte und Belege über Einnahmen und erwartete Ausgaben, die seit dem Antrag gemäß Absatz 3 hinzugekommen sind.
(5) Die Vergabekommission soll auf Einladung des Vorsitzes oder kommissarischen Vorsitzes binnen sieben Tagen nach der Stellung eines vollständigen Antrages tagen. Dasselbe gilt für einen Verlängerungsantrag. Die Kommission ist beschlussfähig, sofern mindestens drei ihrer Mitglieder anwesend sind. Für die Gewährung einer Notlagenhilfe bedarf es einer Zweidrittelmehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder.
(6) Die Entscheidung wird schriftlich dokumentiert und begründet.
(7) Geförderte erhalten ein Bewilligungsschreiben. Dieses beinhaltet die Entscheidung über den Bewilligungszeitraum, die Höhe und den konkreten Zweck des Zuschusses. Studierende, die nicht mit einem Zuschuss gefördert werden, erhalten ein Ablehnungsschreiben, in dem die wesentlichen tatsächlichen und rechtlichen Gründe für die Entscheidung genannt werden. Nachbesserungen und erneute Anträge sind möglich. Nachgebesserte Anträge gelten als neuer Antrag.
(8) Geförderte haben alle Änderungen in den Verhältnissen, die für die Bewilligung des Zuschusses erheblich sind, unverzüglich mitzuteilen. Sie verpflichten sich, den Zuschuss nur für bewilligten Zweck zu verwenden.
(9) Die Geförderte soll innerhalb von vier Monaten nach Bewilligung über die Wirksamkeit des Zuschusses an die Vergabekommission schriftlich berichten.
(10) Die weitere Bewilligung des Zuschusses wird unverzüglich aufgehoben, wenn
a) die Geförderte der Pflicht zur Mitteilung der Änderung der Verhältnisse nicht nachgekommen ist, oder
b) die Geförderte den Zuschuss vorsätzlich für missbräuliche Zwecke verwendet.
(11) Ein rückwirkender Widerruf der Bewilligung ist insbesondere im Fall der Doppelförderung möglich, ferner in den Fällen, in denen die Bewilligung auf falschen Angaben der Geförderten beruht.
(12) In Fällen des Studienabbruchs oder des Abbruchs des Vorfachstudiums wird die Bewilligung des Zuschusses mit Wirkung zum Ende des Monats widerrufen, in dem die Geförderte das Studium oder das Vorfachstudium abbricht.
(13) Die Identität von Antragsstellerinnen vergangener Anträge und der dazugehörige Förderzeitraum im Falle einer Förderung dürfen nur zwecks Bearbeitung neuer Anträge geprüft werden. Es dürfen nur Daten innerhalb der in §3 Abs. 5 festgelegten Frist geprüft werden.

§ 6 Aufbewahrung der Unterlagen und Information

(1) Die Akten über die Vergabe der Notlagenhilfe sind von der Kommission gesondert zu sammeln und für mindestens zehn Jahre geschützt zu archivieren.
(2) Am Ende jedes Haushaltsjahres informiert die Vergabekommission das Studierendenparlament gesondert über das Gesamtvolumen der beschlossenen Notlagenhilfe, die Zahl der eingegangenen Anträge und die Zahl der Geförderten. Es ist ein Tätigkeitsbericht anzufertigen, der die wesentlichen Gründe für Bewilligungen auflistet. Dabei dürfen keine Rückschlüsse auf einzelne Geförderte möglich sein.

§ 7 Inkrafttreten

Diese Ordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in den amtlichen Bekanntmachungen des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) in Kraft.