Finanzordnung

Stand: 16. Juni 2020 (nach zwei Änderungen)

Die ursprüngliche Fassung der Finanzordnung in den amtlichen Bekanntmachungen des KIT vom 9. April 2015 gibt es hier.

Änderungen in den amtlichen Bekanntmachungen des KIT: 03.02.2017 [§3(1,5), §15(1,5-8),§16(1,3,5),§24(4,5),§29(4)], 16.06.2020 [§16a]

Die jeweils betroffenen Paragraphen der Organisationssatzung sind in eckigen Klammern angegeben.

Achtung: Kann Fehler enthalten, im Zweifelsfall gelten die amtlichen Bekanntmachungen. Falls dir etwas auffällt, schreibe bitte an webmaster@asta-kit.de

Im Folgenden wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die weibliche Form verwendet. Dabei ist jede andere Form impliziert. Die Geschlechtsdefinition obliegt jeder Person selbst.

Inhaltsverzeichnis:

§1 Geltungsbereich

A Haushaltsplan
§2 Grundlagen des Haushaltsplans
§3 Beschlussfassung und Inkrafttreten des Haushaltsplans
§4 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
§5 Beiträge
§6 Darlehen
§7 Bildung einer Betriebsmittelrücklage
§8 Bildung einer Projektmittelrücklage
§9 Mittelverwendung
§10 Bedeutung des Haushaltsplanes gegenüber Dritten
§11 Vorläufige Haushaltsführung

B Umsetzung des Haushaltsplans
§12 Finanzreferentin
§13 Beauftragte für den Haushalt
§14 Zahlungen
§15 Freigabe von Anträgen
§16 Fachschaftsfinanzen
§17 Zuschüsse und Förderungen von Gruppen
§18 Wirtschaftliche Betätigung und Beteiligung an wirtschaftlichen Unternehmen
§19 Handkassen
§20 Belegpflicht
§21 Außer- und überplanmäßige Ausgaben
§22 Leistungen im Voraus
§23 Anlage des Kassenbestands
§24 Inventar
§25 Personal

C Rechnungslegung und -prüfung
§26 Finanzausschuss
§27 Rechnungslegung
§28 Fehlbeträge
§29 Überschüsse
§30 Rechnungsprüfung

D Schlussbestimmungen
§31 Inkrafttreten

§1 Geltungsbereich
(1) Diese Finanzordnung gilt für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Studierendenschaft des KIT.
(2) Für die Finanzordnung der Studierendenschaft ist die Landeshaushaltsordnung (LHO) und das KIT-Gesetz in Verbindung mit dem Landeshochschulgesetz (LHG) des Landes Baden-Württemberg maßgebend.
(3) Für alle Fälle, in denen diese Ordnung keine Regelungen trifft, sind die in Absatz 2 genannten Bestimmungen anzuwenden.

 

A Haushaltsplan

§2 Grundlagen des Haushaltsplans
(1) Der Haushaltsplan und dessen Nachträge werden unter Berücksichtigung des zur Erfüllung der Aufgaben notwendigen Bedarfs vom Vorstand der Studierendenschaft in Zusammenarbeit mit der Beauftragten für den Haushalt für ein Haushaltsjahr aufgestellt. Er bildet die Grundlage für die Haushalts- und Wirtschaftsführung.
(2) Das Haushaltsjahr ist nach §37 Absatz 2 Organisationssatzung geregelt.
(3) Der Haushaltsplan ist für jedes Haushaltsjahr aufzustellen und enthält alle im Haushaltsjahr zu erwartenden Einnahmen, voraussichtlich zu leistenden Ausgaben und voraussichtlich benötigten Verpflichtungsermächtigungen. §12 LHO findet keine Anwendung.
(4) Einnahmen und Ausgaben sind getrennt voneinander in voller Höhe zu veranschlagen. Es dürfen keine Einnahmen von Ausgaben oder Ausgaben von Einnahmen vorweg abgezogen werden.
(5) Der Haushaltsplan hat in Einnahmen und Ausgaben ausgeglichen zu sein.
(6) Der Haushaltsplan besteht aus Einnahme- und Ausgabetiteln. Die Einnahmen sind nach dem Entstehungsgrund, die Ausgaben nach den Zwecken getrennt den Titeln zuzuordnen und, soweit erforderlich, zu erläutern. In dem Haushaltsplan sind mindestens darzustellen:
1. bei den Einnahmen:
a) Einnahmen aus Beiträgen,
b) Einnahmen durch wirtschaftliche Betätigungen (aufgeschlüsselt nach Wirtschaftszweig),
c) Einnahmen durch wirtschaftliche Beteiligungen (aufgeschlüsselt nach Unternehmung),149
d) Einnahmen aus Vermögensveräußerungen,
e) Überschüsse aus dem vorangegangenen Jahr,
f ) Entnahmen aus Rücklagen,
g) sonstige Einnahmen;
2. bei den Ausgaben:
a) Personalausgaben,
b) Aufwandsentschädigung bzw. Entlohnung der Referenten,
c) Verwaltungsausgaben,
d) in der Titelgruppe „Zuweisungen“ die Zuweisungsbeträge an Fachschaften in getrennten Titeln für die jeweiligen Fachschaften,
e) in der Titelgruppe „Zuweisungen“ den Zuweisungsbetrag an Arbeitskreise, wobei Zuweisungsbeträge an Arbeitskreise größer 1.000 Euro in getrennten Titeln für die jeweiligen Arbeitskreise aufzuführen sind,
f ) Ausgaben durch wirtschaftliche Betätigung,
g) Ausgaben durch wirtschaftliche Beteiligung,
h) Zuschüsse,
i) Mitgliedsbeiträge,
j) Investitionen,
k) Fehlbeträge aus dem vorangegangenen Jahr,
l) Zuführung zu zweckgebundenen Rücklagen für Investitionen (Baumaßnahmen, Anschaffungen etc.),
m) Zuführung zu sonstigen Rücklagen,
n) sonstige Ausgaben.
(7) Die Titel sind mit einem Ansatzbetrag auszubringen. Die Ansätze sind in ihrer voraussichtlichen Höhe zu bestimmen.
(8) Gemäß §17 Absatz 4 LHO sollen für denselben Zweck weder Ausgaben noch Verpflichtungsermächtigungen bei verschiedenen Titeln veranschlagt werden.
(9) Mittel, welche für andere Institutionen als die Studierendenschaft bestimmt sind (Durchlaufposten), sind jeweils auf der Einnahmen- und Ausgabenseite in gleicher Höhe zu veranschlagen.
(10) Neben dem Ansatz für das Haushaltsjahr, für das der Haushaltsplan gilt, sind auch der Ansatz des Vorjahres sowie das Rechnungsergebnis des vorvergangenen Haushaltsjahres in den Haushaltsplan aufzunehmen.
(11) Im Haushaltsplan können folgende Deckungsvermerke eingefügt werden:
1. echte Deckungsfähigkeit:
a) Es können Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen jeweils für gegenseitig oder einseitig deckungsfähig erklärt werden, wenn ein verwaltungsmäßiger oder sachlicher Zusammenhang besteht oder eine wirtschaftliche und sparsame Verwendung gefördert wird.
b) Deckungsfähige Ausgaben dürfen, solange sie verfügbar sind, nach Maßgabe des Deckungsvermerks zugunsten einer anderen Ausgabe verwendet werden.
c) Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen, die ohne nähere Angabe des Verwendungszwecks veranschlagt sind, dürfen nicht für deckungsfähig erklärt werden.
2. unechte Deckungsfähigkeit:
a) Mehreinnahmen bei deckungspflichtigen Einnahmetiteln können für Mehrausgaben bei deckungsberechtigten Ausgabetiteln verwendet werden.
(12) Stellen für Angestellte sind in einer Anlage (Stellenplan) detailliert auszuweisen.
(13) Eine Vermögensaufstellung und eine Übersicht über vorhandene Rücklagen zum Stichtag 1. Dezember sind als Anlage beizufügen.
(14) Bestehende Verbindlichkeiten und Forderungen zum Stichtag 1. Dezember sind in einer Anlage auszuweisen.
(15) Eine Übersicht über bestehende längerfristige Verpflichtungen ist als Anlage beizufügen.

§3 Beschlussfassung und Inkrafttreten des Haushaltsplans
(1) Der Gesamthaushalt besteht aus dem Teilhaushalt „Allgemeiner Haushalt“ des Vorstands und
der Teilhaushalte der Fachschaften; Teilhaushalte der Fachschaften sind die Haushalte einzelner Fachschaften und die gemeinsam geführten Haushalte mehrerer Fachschaften (siehe § 16).
Der Gesamthaushalt kann ohne die Teilhaushalte der Fachschaften beschlossen und in Kraft
gesetzt werden. Die Teilhaushalte der Fachschaften können dem Gesamthaushalt nachträglich
hinzugefügt werden und unabhängig voneinander beschlossen und in Kraft gesetzt werden.
(2) Die Fachschaftenkonferenz erhält das Vorschlagsrecht bezüglich des Verteilungsschlüssels für den den Fachschaften zustehenden Anteil an den Einnahmen durch Beiträge der Studierendenschaft. Das Vorschlagsrecht verfällt, wenn der Vorschlag nicht bis spätestens 7. Januar dem Vorstand der Studierendenschaft mitgeteilt wurde.
(3) Vor Beginn eines jeden Haushaltsjahres ist von der Studierendenschaft ein Haushaltsplan festzustellen. Der Vorstand legt den Entwurf des Haushaltsplans des Folgejahres nach §38 Absatz 1 Organisationssatzung spätestens bis zum 15. Januar des laufenden Haushaltsjahres dem
Studierendenparlament zur Beschlussfassung und der Fachschaftenkonferenz zur Stellungnahme vor. Der entsprechend gekennzeichnete Entwurf ist den Mitgliedern der Studierendenschaft vor Beschlussfassung in geeigneter Form zugänglich zu machen.
(4) Die Beschlussfassung über den Gesamthaushalt durch das Studierendenparlament hat durch absolute Mehrheit und in zwei Beratungen in zwei getrennten Sitzungen des Studierendenparlaments mit einem Abstand von mindestens einer Woche zu erfolgen. Der Beschluss ist umgehend der Fachschaftenkonferenz mitzuteilen.
(5) Die Teilhaushalte der Fachschaften werden gemäß § 31 Absatz 4 Punkt 2 Organisationssatzung von den Fachschaftsversammlungen vorgeschlagen. Das Studierendenparlament berät einzeln über die Teilhaushalte der Fachschaften und stimmt diesen jeweils zu oder lehnt sie ab. Bei Ablehnung muss eine schriftliche Begründung erfolgen.
(6) Nach §65b Absatz 6 LHG ist der beschlossene Haushaltsplan mindestens einen Monat vor Beginn des Haushaltsjahres (§108 Satz 3 LHO) dem Präsidium des KIT zur Genehmigung vorzulegen. Nach §65b Absatz 6 darf die Genehmigung nur versagt werden, wenn der Haushaltsplan rechtswidrig ist.
(7) Der Haushaltsplan tritt nach Genehmigung des Präsidiums des KIT, frühestens jedoch mit Beginn des Haushaltsjahres, für das der Haushaltsplan aufgestellt worden ist, in Kraft. Er ist umgehend zu veröffentlichen.

§4 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
(1) Bei Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind gemäß §7 LHO die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.
(2) Nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist bei allen Maßnahmen die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den eingesetzten Mitteln anzustreben.
(3) Die günstigste Zweck-Mittel-Relation besteht darin, dass entweder ein bestimmtes Ziel mit möglichst geringen Mitteln (Minimalprinzip) oder mit einem bestimmten Einsatz von Mitteln das bestmögliche Ergebnis erzielt wird (Maximalprinzip).

§5 Beiträge
Für die Erfüllung ihrer Aufgaben erhebt die Studierendenschaft nach Maßgabe der Beitragsordnung nach §37 Absatz 3 Organisationssatzung angemessene Beiträge von den Studierenden.

§6 Darlehen
Gemäß §65b Absatz 7 Satz 2 LHG ist die Aufnahme von sämtlichen Darlehen verboten.

§7 Bildung einer Betriebsmittelrücklage
In jedem Haushalt ist eine Rücklage zum Ausgleich von eventuellen Liquiditätsschwankungen zu bilden. Die Höhe der Rücklage soll mindestens 5 Prozent der geplanten studentischen Beiträge betragen (Mindestrücklage) und darf maximal 50 Prozent der geplanten studentischen Beiträge betragen.

§8 Bildung einer Projektmittelrücklage
Für geplante Projekte, welche in zukünftigen Haushaltsjahren zu erheblichen Ausgaben führen, können Mittel in Form von Projektrücklagen angespart werden. Die Bildung solcher Rücklagen ist ausreichend zu begründen.

§9 Mittelverwendung
Die Auszahlung von Mitteln erfolgt zweckgebunden, das heißt Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen dürfen nur zu dem im Haushaltsplan bezeichneten Zweck, soweit und solange er fortdauert, geleistet oder in Anspruch genommen werden.

§10 Bedeutung des Haushaltsplanes gegenüber Dritten
Durch den Haushaltsplan werden Ansprüche Dritter gegenüber der Studierendenschaft weder begründet noch aufgehoben.

§11 Vorläufige Haushaltsführung
(1) Ist der Haushaltsplan bei Beginn des Haushaltsjahres noch nicht festgestellt, darf die Studierendenschaft nur Ausgaben leisten und Verpflichtungen eingehen zu denen sie rechtlich verpflichtet ist oder die für die Weiterführung notwendig er Aufgaben unaufschiebbar sind; sie darf insbesondere Ausgaben und sonstige Maßnahmen, für die im Haushaltsplan eines Vorjahres Beträge vorgesehen waren, fortsetzen. Darüber hinaus dürfen Ausgaben nur nach vorheriger Zustimmung des Studierendenparlaments getätigt werden.
(2) Neue Titel oder Personalstellen dürfen erst nach Inkrafttreten des Haushaltsplanes in Anspruch genommen werden.

B Umsetzung des Haushaltsplans
§12 Finanzreferentin
(1) Die Finanzreferentin arbeitet gemäß §65b Absatz 2 Satz 5 LHG mit der Beauftragten für den Haushalt zusammen.
(2) Zu den Aufgaben der Finanzreferentin gehört insbesondere die Verwaltung der Handkassen, Verwaltung der Bankkonten, Entgegennahme und Auszahlung von Bargeld und die Vorbereitung von Personaleinstellungen. Sie kann bei Bedarf ihre Tätigkeiten delegieren.
(3) Die Finanzreferentin ist zuständig für Zuwendungsbestätigungen, welche ausschließlich von der Finanzreferentin bzw. ihrer Stellvertreterin ausgestellt werden dürfen.
(4) Der Vorstand der Studierendenschaft bestellt zu Beginn seiner Amtszeit ein Mitglied des Vorstands zur Stellvertreterin der Finanzreferentin, die die Geschäfte der Finanzreferentin übernimmt, falls diese an der Wahrnehmung ihres Amts verhindert ist. Sie muss vom Studierendenparlament bestätigt werden.

§13 Beauftragte für den Haushalt
(1) Im Sinne des §9 LHO ist eine Beauftragte für den Haushalt zu bestellen. Sie muss gemäß §65b Absatz 2 Satz 1 LHG über die Befähigung für den gehobenen Verwaltungsdienst oder über andere in vergleichbarer Weise nachgewiesene Fachkenntnisse im Haushaltsrecht verfügen. Die Finanzierung der Beauftragten für den Haushalt ist im Haushaltsplan vorzusehen. Die Beauftragte für den Haushalt ist nach §65b Absatz 2 Satz 3 LHG der Vorsitzenden des Vorstands unterstellt.
(2) Sie erfüllt die Aufgaben gemäß §9 Absatz 2 LHO, ihr obliegt hierbei die Aufstellung der Unterlagen für die Finanzplanung und der Unterlagen für den Entwurf des Haushaltsplans (Voranschläge) sowie die Ausführung des Haushaltsplans. Sie ist bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung zu beteiligen und unterstützt das Finanzreferat sowie die Zuständigen für die Fachschaftsfinanzen.
(3) Die Übereinstimmung mit der Landeshaushaltsordnung (LHO) sowie anderer geltender Gesetze und Vorschriften von Einnahmen und Ausgaben wird von der Beauftragten für den Haushalt überprüft. Die Freigaberichtlinien für Ausgaben sowie Aufträge im Namen und für Rechnung der Studierendenschaft sind gemäß §15 einzuhalten.
(4) Erhebt die Beauftragte für den Haushalt oder die Finanzreferentin Widerspruch gegen eine Maßnahme, weil sie diese für rechtswidrig oder nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit für nicht vertretbar hält, ist nach §16 Absatz 2 Satz 5 LHG in Verbindung mit §65b Absatz 2 Satz 4 LHG von der Vorsitzenden des Vorstands eine Entscheidung des Studierendenparlaments herbeizuführen.
(5) Die Haushaltsbeauftragte ist in Zusammenarbeit mit dem Finanzreferat zuständig für eine angemessene Budgetverfolgung.

§14 Zahlungen
(1) Zahlungen dürfen nur von den Kassen und Zahlstellen angenommen oder geleistet werden, wenn die Voraussetzungen nach Absatz 2 bis 4 erfüllt sind.
(2) Die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von Ausgaben/Einnahmen (Feststellungsbefugnis) sowie zur Erteilung von Zahlungsanordnungen an die Kasse (Anordnungsbefugnis) wird von der Haushaltsbeauftragten oder in Ausnahmefällen von
der Vorsitzenden des Vorstandes erteilt. Keine Person darf gleichzeitig zur Feststellung und Anordnung befugt sein. Die Namen der befugten Personen, die zugehörige Befugnis sowie die Unterschriftsproben sind dem Finanzreferat mitzuteilen.
(3) Für jede Zahlung muss eine gültige Kassenanordnung vorliegen. Hierzu ist zunächst die sachliche und rechnerische Richtigkeit des Vorgangs von der hierzu befugten Person (Feststellungsbefugnis) festzustellen. Die rechnerische und die sachliche Richtigkeit kann getrennt voneinander festgestellt werden. Danach muss eine Kassenanordnung von einer hierzu befugten Person (Anordnungsbefugnis) unterzeichnet werden. Die rechnerische Richtigkeit darf nicht von der Person festgestellt werden, die die Kassenanordnung erteilt. Die Kassenanordnung muss mindestens den Namen der Haushaltsstelle, Höhe der Ausgabe, Titelnummer, Fälligkeit, kurze Erläuterung zu Ziel und Zweck der Ausgabe und zugehörige Belege (Rechnungen etc.) enthalten.
(4) Ab einer voraussichtlichen Ausgabe in Höhe von 150 Euro ist der erteilten Kassenanordnung zusätzlich die erteilte Genehmigung der Ausgabe gemäß den in §15 genannten Freigaberichtlinien beizulegen.

§15 Freigabe von Anträgen
(1) Ab einer voraussichtlichen Ausgabe in Höhe von 150 Euro sind der Beantragung grundsätzlich
folgende Informationen beizulegen:
1. Name des Antragsstellers,
2. Art und Umfang sowie Höhe der Ausgabe,
3. Name des zu bebuchenden Titels gemäß Haushaltsplan,
4. Zeitraum bzw. Zeitpunkt,
5. Fälligkeit,
6. Ziel und Zweck der Ausgabe,
7. Mindestens drei Vergleichsangebote,
8. Bei Projekten mit mehreren Einnahmen und Ausgaben einen Wirtschaftsplan.
(2) Ausgaben ab 150 Euro, die im Haushaltsplan vorgesehen sind, müssen von der Finanzereferentin genehmigt werden.
(3) Für Ausgaben ab 500 Euro müssen mindestens drei Vergleichsangebote eingeholt werden. Begründete Ausnahmen sind möglich.
(4) Ausgaben ab 1500 Euro, die im Haushaltsplan vorgesehen sind, müssen vom Vorstand der Studierendenschaft genehmigt werden.
(5) Ausgaben bis 150 Euro, die nicht explizit im Haushaltsplan oder im Teilhaushalt der betreffenden Fachschaft bzw. der betreffenden Fachschaften ausgewiesen sind, müssen von der Vorsitzenden des Vorstands genehmigt werden.
(6) Ausgaben über 150 Euro, die nicht explizit im Haushaltsplan oder im Teilhaushalt der betreffenden Fachschaft bzw. der betreffenden Fachschaften ausgewiesen sind, müssen vom Vorstand der Studierendenschaft genehmigt werden.
(7) Ausgaben über 500 Euro, die nicht explizit im Haushaltsplan oder im Teilhaushalt der betreffenden Fachschaft bzw. der betreffenden Fachschaften ausgewiesen sind, müssen vom Vorstand der Studierendenschaft und vom Finanzausschuss genehmigt werden.
(8) Ausgaben über 1500 Euro, die nicht explizit im Haushaltsplan oder im Teilhaushalt der betreffenden Fachschaft bzw. der betreffenden Fachschaften ausgewiesen sind, müssen vom Studierendenparlament mit absoluter Mehrheit im Benehmen mit dem Finanzausschuss genehmigt werden.
(9) Dem Abschluss von Verträgen über Lieferungen oder Leistungen mit einem Auftragswert von voraussichtlich mindestens 10.000 Euro muss nach §55 Absatz 1 in Verbindung mit §105 Absatz 1 Nummer 2 LHO eine öffentliche Ausschreibung vorausgehen. Begründete Ausnahmen sind möglich.
(10) Maßnahmen, die die Studierendenschaft zur Leistung von Ausgaben in zukünftigen Haushaltsjahren verpflichtet, sind nur zulässig, wenn das Studierendenparlament zugestimmt hat.

§16 Fachschaftsfinanzen
(1) Die Zuweisungen an die Fachschaften werden erst nach Beschluss des entsprechenden Teilhaushaltes der Fachschaft(en) und der Genehmigung dieses Haushalts durch die Beauftragte für den Haushalt erteilt.
(2) Die Absätze 2 und 4 aus §15 gelten nicht für Ausgaben innerhalb eines Fachschaftshaushalts. Die Fachschaftsordnungen können entsprechende Regelungen für Ausgaben, die im Haushalt der jeweiligen Fachschaft vorgesehen sind, vorsehen.
(3) Die Fachschaften bestimmen nach Maßgabe der Fachschaftsordnungen Zuständige für die Fachschaftsfinanzen. Diese Personen sind für die ihren Haushalten zugewiesenen Finanzmittel zuständig, insbesondere auch für die Einhaltung der in § 15 Absatz 1, 3 und 5 bis 9 genannten Freigaberichtlinien.
(4) Die Zuständige für die Fachschaftsfinanzen holt gemäß den in §15 genannten Freigaberichtlinien die Genehmigung von geplanten Ausgaben ein. Ebenso ist die zuständige Person für die jeweiligen Fachschaftsfinanzen verantwortlich für die Erstellung der  Kassenanordnungen gemäß §14.
(5) Eine Fachschaft kann gem. § 31 Organisationssatzung die Führung eines gemeinsam mit einer
oder mehreren anderen Fachschaften geführten Haushaltsplans beschließen. Für einen gemeinsam bewirtschafteten Haushalt müssen diesem alle beteiligten Fachschaftsversammlungen jeweils mit einfacher Zweidrittel-Mehrheit gemäß § 41 Organisationssatzung zustimmen. Die Einwilligung kann jeweils nur für das kommende Haushaltsjahr gegeben werden. Die Einnahmen des gemeinsamen Teilhaushaltes belaufen sich auf die zugewiesenen Finanzmittel aller beteiligten Fachschaften.

§16a Finanzierung von Fachschaftskleidung
(1) Zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben kann es erforderlich sein, dass Mitglieder einer Fachschaft als solche zu erkennen sind. Um dies zu ermöglichen, kann eine Fachschaft Kleidungsstücke in einem Corporate Design erstellen.
(2) Fachschaftskleidung, die in den privaten Besitz von Mitgliedern einer Fachschaft übergeht (private Fachschaftskleidung), darf aus Mitteln der jeweiligen Fachschaft bezuschusst werden. Ein entsprechender Titel ist im Haushalt der jeweiligen Fachschaft vorzusehen. Für private Fachschaftskleidung gelten folgende Regelungen:

  1. Ein Kleidungsstück darf mit maximal 7,50 Euro aus den der jeweiligen Fachschaft zugewiesenen Mitteln bezuschusst werden.
  2. Private Fachschaftskleidung darf nur an Fachschaftsmitglieder herausgegeben werden, die sich aktiv an der Fachschaftsarbeit (aktive Fachschaftsmitglieder) beteiligen. Der Vorstand der jeweiligen Fachschaft entscheidet im Einzelfall über die Notwendigkeit der Herausgabe solcher Kleidung, sofern die Fachschaftsordnung keine andere Regelung trifft. Die Entscheidung des Vorstands wird schriftlich in einem Fachschafssitzungs- /Fachschaftsversammlungsprotokoll dargelegt. Mit relativer Mehrheit kann die Entscheidung des Vorstandes in einer Fachschaftssitzung (bzw. in einer Fachschaftsversammlung, wenn es gemäß der Fachschaftsordnung keine Fachschaftssitzung gibt) abgeändert werden.
  3. Jedes aktive Fachschaftsmitglied darf alle zwei Jahre ein bezuschusstes Kleidungsstück erhalten. Die Mitglieder, die einen Zuschuss erhalten haben, werden in einem Sitzungsprotokoll vermerkt, das an den Antrag auf Haushaltsmittel und Kassenordnung angehängt wird.

(3) Jede Fachschaft darf sich außerdem einen Kleidungspool anschaffen. Ein entsprechender Titel ist im Haushalt der jeweiligen Fachschaft vorzusehen. Für den Kleidungspool gelten folgende Regeln:

  1. Jedes Kleidungsstück für den Kleidungspool kann mit bis zu 20 Euro aus den der jeweiligen Fachschaft zugewiesenen Mitteln bezuschusst werden.
  2. Die Kleidungsstücke im Kleidungspool sind unpersonalisiert und zum Verleih bestimmt.
  3. Jede Fachschaft muss eine maximale Anzahl an Kleidungsstücken für den Kleidungspool ihrer Fachschaft bestimmen. Initial wird diese von der jeweiligen Fachschaft beschlossen und der Fachschaftenkonferenz berichtet. Zur Änderung dieser maximalen Anzahl bedarf es eines Beschlusses der Fachschaftenkonferenz, der auf Antrag der jeweiligen Fachschaft gefällt wird. Das Präsidium der Fachschaftenkonferenz dokumentiert die Obergrenzen der Kleidungspools der Fachschaften und kommuniziert diese dem Vorstand der Studierendenschaft. 62 Der Vorstand der Studierendenschaft kann die Obergrenze des Kleidungspools einer Fachschaft mit Verweis auf das Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit abweichend festlegen.
  4. Pro Haushaltsjahr ist eine Anschaffung von höchstens 25% des maximalen Poolvolumens möglich.
  5. Zur Sicherung des Bestands im Verleihpool ist eine Kleidernummer zur Nachverfolgung der Kleidungsstücke in alle Kleidungsstücke einzubringen. Verlust, Verschleiß und Verbleib dieser Kleidungsstücke ist durch die jeweilige Fachschaft in einem Bestandsbuch zu dokumentieren. Einmal jährlich hat durch den Vorstand der Fachschaft eine Inventur zu erfolgen, das Ergebnis ist dem Vorstand der Studierendenschaft mitzuteilen.

§17 Zuschüsse und Förderungen von Gruppen
(1) Vereine, Hochschulgruppen, studentische Eigeninitiativen und sonstige Einrichtungen, die Aufgaben der Studierendenschaft nach §2 Organisationssatzung erfüllen, können durch Zuwendungen gefördert werden. Hierfür sind entsprechende Haushaltstitel auszubringen und die erforderlichen Beträge im Haushalt zu veranschlagen.
(2) Anträge auf Förderung (Finanzierungsanträge) bis zu einer Höhe von 500 Euro können gemäß Mehraugenprinzip von der Haushaltsbeauftragten gemeinsam mit dem Vorstand der Studierendenschaft bewilligt werden. Anträge über 500 Euro und Zuwendungen an Vereine, Hochschulgruppen, studentische Eigeninitiativen und sonstige Einrichtungen bedürfen der zusätzlichen Bewilligung durch das Studierendenparlament.
(3) Die Studierendenschaft fungiert als Letztfinanziererin. Allen Finanzierungsanträgen über 500 Euro muss zusätzlich ein Kosten- und Finanzierungsplan sowie eine Übersicht bereits angefragter Sponsorinnen beigelegt werden.
(4) Anträge auf Zuwendungen sind an die Finanzreferentin zu stellen, welche die Anträge unverzüglich gemäß oben genannten Prüfungsregeln der Haushaltsbeauftragten, dem Vorstand der Studierendenschaft und gegebenenfalls dem Studienrendenparlament zuleitet. Die Antragsstellerinnen sollen ihren Antrag in den entsprechenden Gremien erläutern.
(5) Bewilligte Mittel, die nicht innerhalb von zwei Monaten nach dem im Finanzierungsantrag angegebenen Fälligkeitszeitpunkt bzw. vor Kassenschluss am Ende des Haushaltsjahres abgerufen werden, verfallen. Diese Frist kann durch Beschluss des Vorstands und der Haushaltsbeauftragten bis zum Ende des Haushaltsjahres verlängert werden.
(6) Die Förderung kann durch Abwicklung über den Haushalt der Studierendenschaft oder auf Basis einer förmlichen Zuwendung an die antragstellende Gruppe nach den Vorschriften der §§23, 44 LHO sowie der hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften ausgezahlt werden.

§18 Wirtschaftliche Betätigung und Beteiligung an wirtschaftlichen Unternehmen
(1) Eine wirtschaftliche Betätigung der Studierendenschaft ist nur innerhalb der ihr obliegenden Aufgaben und nur insoweit zulässig, als die Betätigung nach Art und Umfang in einem angemessenen Verhältnis zur Leistungsfähigkeit der Studierendenschaft und zum voraussichtlichen Bedarf steht.
(2) Die Studierendenschaft darf sich an einem privatrechtlichen Unternehmen nur beteiligen, wenn
1. ein wichtiges Interesse der Studierendenschaft vorliegt und sich der von der Studierendenschaft angestrebte Zweck nicht besser und wirtschaftlicher auf andere Weise erreichen lässt,
2. die Einzahlungsverpflichtung auf insgesamt 25.000 Euro begrenzt ist und es sich um eine haftungsbeschränkte Gesellschaftsform handelt,
3. die Studierendenschaft ein ihrem Einzahlungsanteil entsprechendes Stimmgewicht in den Entscheidungs- und Aufsichtsgremien erhält,
4. dem Landesrechnungshof ein Prüfungsrecht eingeräumt wird und
5. die Anwendung eines Tarifvertrags sichergestellt wird.
(3) Eine Beteiligung sowie Änderungen einer bereits bestehenden Beteiligung bedarf der Zustimmung von zwei Drittel der Mitglieder des Studierendenparlaments. Dies umfasst insbesondere auch die Änderung des Gegenstands des Unternehmens, an welchem die Studierendenschaft bereits beteiligt ist. Die Aussprache hat in zwei Beratungen in zwei getrennten Sitzungen mit einem Abstand von mindestens einer Woche zu erfolgen.

§19 Handkassen
(1) Der im Rahmen der Angebote der Studierendenschaft anfallende Zahlungsverkehr über Handkassen wird von Mitgliedern des Vorstands, des erweiterten Vorstands, Angestellten der Studierendenschaft und den Mitgliedern der Fachschaftsvorstände ausgeführt.
(2) Die Handkassen werden von der Finanzreferentin ausgegeben. Dabei muss Vorname, Nachname, Funktion der verantwortlichen Person dokumentiert und nach Vorlage des amtlichen Personalausweises die Ausweisnummer notiert werden. Für jede Handkasse wird ein Kassen-
buch geführt, welches spätestens zum Monatsende über die Finanzreferentin abgerechnet werden muss. Für jeden Geschäftsvorfall sind im Kassenbuch folgende Daten zu vermerken:
1. Bezeichnung der Kasse,
2. ggf. Bezeichnung der Zahlstelle, die die Einzahlung annehmen bzw. die Auszahlung leisten soll,
3. Zahlungsempfänger oder Empfangsbevollmächtigter,
4. Betrag,
5. Grund der Zahlung,
6. Datum,
7. Zahlungsbeweis,
8. Verwendungszweck.
(3) Eine sichere Verwahrung ist von der für die Handkasse verantwortlichen Person gemäß Absatz 2 zu gewährleisten.
(4) Der Bestand einer Handkasse darf 150 Euro nicht überschreiten.
(5) Muss ein höherer Betrag in bar geleistet werden, kann mit Zustimmung des Vorsitzenden des Vorstandes oder im Verhinderungsfalle mit Zustimmung des Finanzreferenten an einen Bediensteten der Studierendenschaft ein Barvorschuß ausgezahlt werden. Die Ausgabe muss gem. §15 genehmigt worden sein. Die Auszahlung des Vorschusses ist zu verbuchen und zu quittieren. Über den Barvorschuß muss unmittelbar nach Leistung der Ausgabe abgerechnet werden.

§20 Belegpflicht
Jede Einzahlung oder Auszahlung ist einzeln zu belegen. Es gelten die §§70 LHO.

§21 Außer- und überplanmäßige Ausgaben
(1) Außerplanmäßige Ausgaben, die unter keine Zweckbestimmung des Haushaltsplanes fallen, dürfen erst geleistet werden, wenn ein entsprechender Nachtrag zum Haushaltsplan beschlossen wurde.
(2) Überplanmäßige Ausgaben, die den Ansatz eines Titels um mehr als 20 Prozent des Ansatzes oder 1500 Euro überschreiten, dürfen erst geleistet werden, wenn ein entsprechender Nachtrag zum Haushaltsplan beschlossen wurde.
(3) Die Absätze 1 und 2 gelten nicht für unabweisbare Ausgaben, insbesondere für Ausgaben, die zur sparsamen Fortführung der Verwaltung erforderlich sind, sofern entsprechende Ausgaben in mindestens gleicher Höhe an anderer Stelle des Haushaltsplanes eingespart werden. Der Vorstand hat das Studierendenparlament hiervon unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Bei der Aufstellung eines Nachtragshaushaltsplans haben diese Ausgaben Vorrang. Dies gilt analog für die Fachschaften und die Fachschaftshaushalte. Die Einsparungen haben dann innerhalb der jeweiligen Fachschaftshaushalte stattzufinden.
(4) Absatz 1 bis Absatz 3 gelten auch für Maßnahmen, durch die für die Studierendenschaft Verpflichtungen entstehen können, für die Ausgaben im Haushaltsplan nicht veranschlagt sind.

§22 Leistungen im Voraus
Leistungen der Studierendenschaft vor Empfang der Gegenleistung dürfen nur vereinbart oder bewirkt werden, sofern dies im allgemeinen Geschäftsverkehr üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist. Sie müssen außerdem gemäß §15 genehmigt werden.

§23 Anlage des Kassenbestands
(1) Der für Ausgaben nicht erforderliche Finanzbestand ist mündelsicher anzulegen.
(2) Zur Verminderung einer Entwertung der Geldmittel durch Inflation sind längerfristig nicht benötigte Geldmittel entsprechend anzulegen. Eine Anlage in risikobehaftete Wertpapiere oder Ähnliches ist unzulässig. Der Anlagezeitraum darf 6 Monate nicht überschreiten.
(3) Absätze 1 und 2 gelten nicht für wirtschaftliche Beteiligungen im Sinne von §18.

§24 Inventar
(1) Aus Haushaltsmitteln beschaffte bewegliche sowie unbewegliche Sachen mit einem Anschaffungswert ab 150 Euro, die keine Verbrauchsmaterialien sind und eine Nutzungsdauer von über einem Jahr haben, sind in einer Inventarliste nachzuweisen. Diese wird von der Haushaltsbeauftragten geführt. Jede Käuferin ist auf die Inventarisierung ihrer Anschaffung hinzuweisen. Der Ort der Aufstellung und Veränderungen des Lagerortes sind anzugeben.
(2) Das Vorhandensein aller inventarisierten Gegenstände ist regelmäßig durch den Beauftragten für den Haushalt zu prüfen und zu dokumentieren. Am Ende der Überprüfung ist das Studierendenparlament über die Ergebnisse zu informieren.
(3) Inventarisierte Gegenstände sind entsprechend zu kennzeichnen.
(4) Gegenstände, die sich im Eigentum der Studierendenschaft befinden, dürfen nur auf Beschluss
des Vorstands der Studierendenschaft oder des Studierendenparlaments veräußert werden. Für
die Veräußerung von Gegenständen die durch Fachschaftsmittel angeschafft wurden ist zusätzlich ein Beschluss des Fachschaftsvorstands oder der Fachschaftsversammlung notwendig. Gemäß §63 LHO dürfen Vermögensgegenstände nur veräußert werden, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft in absehbarer Zeit nicht benötigt werden. Die Gegenstände dürfen nur zu ihrem vollen Wert veräußert werden. Ausnahmen können im Haushaltsplan zugelassen werden. Von diesen Bestimmungen kann bei beweglichen Sachen mit einem geringeren Anschaffungswert als 150 Euro abgewichen werden.
(5) Es muss sichergestellt sein, dass alle beteiligten Fachschaften von den Anschaffungen in angemessenem Maße profitieren. Dies ist insbesondere bei einer räumlichen Trennung zu beachten. Werden Gegenstände aus einem Teilhaushalt mehrerer Fachschaften beschafft, sind diese allen zuzuordnen. Sollten die Fachschaften den gemeinsam bewirtschafteten Haushalt im Folgejahr nicht weiterführen, sind die betroffenen Fachschaftsvorstände dazu angehalten sich zu einigen, welcher Fachschaft welche Gegenstände zufallen und ob zusätzlich ein finanzieller Ausgleich im Rahmen einer Zuweisung zwischen den Fachschaften erfolgen soll. Sollten die Vorstände keine Einigung erzielen, vermitteln die Zuständigen für die Fachschaftsfinanzen gemäß §16 Absatz 3 und die Beauftragte für den Haushalt gemäß § 13.

§25 Personal
(1) Die Beschäftigten der Studierendenschaft unterliegen gemäß §65b Absatz 1 LHG der selben Tarifbindung wie die Beschäftigten der Hochschule.
(2) Personalstellen müssen im Haushaltsplan explizit ausgewiesen und hinsichtlich einer Befristung sowie, wenn zutreffend, hinsichtlich der Dauer gekennzeichnet werden. Neue Personalstellen dürfen nicht vor Inkrafttreten des Haushaltsplans in Anspruch genommen werden.
(3) Die Vorsitzende des Vorstands ist nach §65b Absatz 2 LHG Dienststellenvorgesetzte der Beschäftigten.

C Rechnungslegung und -prüfung
§26 Finanzausschuss
(1) Zusätzlich zu den Aufgaben nach §30 Absatz 1 prüft der Finanzausschuss unbeschadet §78 LHO unvermutet die Handkassen der Studierendenschaft, dokumentiert die Prüfung und berichtet dem Studierendenparlament. Er begleitet die Haushaltsführung des Vorstands der Studierendenschaft kritisch und konstruktiv.
(2) Die Einladungsfrist des Finanzausschusses beträgt drei Vorlesungstage bzw. sieben vorlesungsfreie Tage.
(3) Der Finanzausschuss wählt aus seiner Mitte eine Vorsitzende. Sie ist für die ordnungsgemäße Einberufung und Durchführung der Sitzungen verantwortlich.
(4) Der Finanzausschuss tagt mindestens einmal pro Semester. Darüber hinaus muss er auf Antrag des Vorstands, des Ältestenrats, des Studierendenparlaments, der Fachschaftenkonferenz, eines Fachschaftsvorstands, der Finanzreferentin oder eines Mitglieds des Finanzaus-
schusses innerhalb von einer Woche einberufen werden.
(5) Die Finanzreferentin soll bei den Sitzungen des Finanzausschusses anwesend sein. Sie hat die Fragen des Finanzausschusses nach bestem Wissen und Gewissen zu beantworten.
(6) Dem Studierendenparlament und der Fachschaftenkonferenz sind unverzüglich Protokolle der Sitzungen vorzulegen. Ein Mitglied des Finanzausschusses soll ihnen für Rückfragen zur Verfügung stehen.
(7) Nach §39 Absatz 2 Organisationssatzung besteht der Finanzausschuss aus drei durch das Studierendenparlament und zwei durch die Fachschaftenkonferenz gewählte Mitglieder. Die Mitglieder des Finanzausschusses werden auf ein Jahr gewählt. Die Amtszeit der vom Studierendenparlament gewählten Mitglieder beginnt am 1. Mai. Die Amtszeit der von der Fachschaftenkonferenz gewählten Mitglieder beginnt am 1. November.
(8) Mitglieder des Finanzausschusses scheiden aus
1. am Ende ihrer Amtszeit,
2. durch Exmatrikulation,
3. durch eigenen Verzicht,
4. durch automatischen Ausschluss bei dreimaligem unentschuldigtem Fehlen bzw. bei insgesamt fünfmaliger Abwesenheit.
Bei vorzeitigem Ausscheiden eines Mitglieds erfolgt eine Nachwahl für den Rest der Amtszeit.

§27 Rechnungslegung
(1) Zum Ende des Haushaltsjahres stellt die Finanzreferentin den Jahresabschluss auf der Grundlage der Buchführung in Form einer Haushaltsrechnung auf. Der Haushaltsrechnung ist eine Übersicht über den Zahlungsmittelbestand, eine Übersicht über die bestehenden Rücklagen und eine Inventaraufstellung beizufügen.
(2) Der Jahresabschluss ist innerhalb von drei Monaten nach Ende des Geschäftsjahres von der Finanzreferentin vorzulegen und den Mitgliedern der Studierendenschaft in geeigneter Form zugänglich zu machen.

§28 Fehlbeträge
(1) Der Fehlbetrag ist die negative Differenz von Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben in der Jahresrechnung nach Ausführung des Haushaltsplanes.
(2) Im Falle eines absehbaren Entstehens eines Fehlbetrages in Höhe von ca. 50 % des Betrages der Betriebsmittelrücklage ist ein Nachtragshaushalt zu erstellen. Falls keine Mehreinnahmen veranschlagt werden können, sind bestehende Ausgabeansätze zu kürzen.

§29 Überschüsse
(1) Der Überschuß ist die positive Differenz von Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben in der Jahrresrechnung nach Ausführung des Haushaltsplanes.
(2) Ein Überschuß ist entweder den Rücklagen zuzuführen oder auf neue Rechnung vorzutragen. Ist die Entstehung eines Überschusses absehbar, ist der Betrag im nächstfolgenden Haushalt zu veranschlagen.
(3) Ausgabereste aller Ausgabetitel ausgenommen der Personalausgabetitel können am Ende des Haushaltsjahres in das nächste Jahr übertragen werden. Die Überträge dürfen den Vorjahresansatz nicht übersteigen.
(4) Die Überschüsse aus von mehreren Fachschaften gemeinsam bewirtschafteten Teilhaushalten
werden proportional nach dem Verteilungsschlüssel des abgeschlossenen Haushaltsjahres nach
§3 Absatz 2 auf die betroffenen Fachschaften zurück verteilt. Die Überschüsse werden im folgenden Haushaltsjahr gutgeschrieben, unbeachtet ob der neue Teilhaushalt mit Beteiligung einer anderen Fachschaft aufgestellt wird oder nicht. Die Übertragungsgrenzen gelten ebenfalls proportional.

§30 Rechnungsprüfung
(1) Der Finanzauschuss prüft, unbeschadet einer Prüfung durch den Rechnungshof nach §111 LHO, die Haushaltsführung in der Regel einmal pro Quartal, mindestens jedoch einmal im Semester. Neben der Rechnungsprüfung wird stets eine Prüfung der Einhaltung des Haushaltspla-
nes durchgeführt. Über das Ergebnis der Prüfung ist dem Studierendenparlament und der Fachschaftenkonferenz unverzüglich zu berichten.
(2) Die Studierendenschaft beauftragt gemäß §65b Absatz 3 LHG darüber hinaus zur Jahresabschlussprüfung eine fachkundige Person mit der Befähigung für den gehobenen Verwaltungsdienst, die nicht mit der Beauftragten für den Haushalt gemäß §65b Absatz 2 Satz 1 LHG iden-
tisch ist, oder die Verwaltung der Hochschule mit ihrem Einvernehmen. Die Prüfung soll spätestens nach sechs Monaten nach Ende des Haushaltsjahres abgeschlossen sein.
(3) Die richtige Übertragung des Fehlbetrages oder Überschusses sowie der nicht abgewickelten Verwahrungen ist vom Finanzausschuss zu bescheinigen.
(4) Nach Durchführung der Prüfung durch die fachkundige Person gemäß Absatz 2 und Vorlage im Studierendenparlament sind dem Präsidium des KIT unverzüglich je eine Ausfertigung der hierüber gefertigten Niederschrift und des Rechnungsergebnisses zusammen mit einem Nachweis über den Stand des Vermögens der Studierendenschaft vorzulegen. Die Entlastung erteilt nach §65b Absatz 3 LHG das Präsidium des KIT.

D Schlussbestimmungen
§31 Inkrafttreten
Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in den Amtlichen Bekanntmachungen des KIT in Kraft.